Le memorie introduttive spesso sono il primo momento di contatto con il mediatore e rappresentano una chance per instaurare fin da principio una proficua collaborazione, per spiegare quali sono gli interessi del cliente e quali ostacoli possono impedire la risoluzione della controversia. Prima di redigere la memoria è buona regola consultarsi con il mediatore, chiedere di quali informazioni ha bisogno soprattutto evidenziando quali di queste informazioni debbano essere mantenute confidenziali e non essere portate a conoscenza della controparte. I mediatori usano tecniche diverse e per tale ragione è fondamentale discutere in questa fase preliminare gli aspetti procedurali risparmiando così tempo prezioso.
Il tipo di informazioni richieste dal mediatore può essere indicativo della strategia che lo stesso intende mettere in atto. Ad esempio, se il mediatore richiede una sintesi dei fatti, con le motivazioni in diritto e le richieste avanzate, sicuramente intende valutare preliminarmente la lite sotto il profilo giuridico. Se invece richiede una valutazione approfondita delle argomentazioni giuridiche poste a fondamento delle pretese e vuole visionare le memorie giudiziali già prodotte, può voler entrare direttamente nel merito della controversia. Se infine il mediatore è interessato a sapere se le parti abbiano già tentato di comporre la lite e perché il tentativo sia fallito, o perché intendono effettuare un nuovo tentativo di conciliazione, si può ipotizzare che in tal caso il mediatore voglia comprendere le ragioni sottese alla controversia per trovare una soluzione . Se il mediatore non richiede documenti o memorie, l’avvocato può in ogni caso chiedere di poter inviare un atto scritto introduttivo per illustrare la posizione del proprio assistito.
Sia che il mediatore lasci alle parti la scelta, sia che si limiti a fornire delle indicazioni generiche su come redigere le memorie introduttive, la memoria dovrebbe sempre contenere le seguenti informazioni:
Descrizione della controversia e delle sue implicazioni giuridiche
- “Esposizione dei fatti”, evidenziando in modo chiaro la cronologia degli eventi, la posizione sui punti essenziali della vicenda e gli interessi del cliente in merito alle problematiche più rilevanti.
- “Esposizione delle motivazioni in diritto” e della posizione del proprio cliente in merito a ciascuna di esse.
- “Identificazione della domanda”: indicazione delle richieste, ad esempio ai fini del riconoscimento dell’inadempimento o del danno subito e relativo risarcimento.
- Descrizione delle iniziative giudiziarie già compiute e del loro esito.
- Indicazione delle informazioni o delle prove che si ha necessità di acquisire, con specifica indicazione di eventuali soluzioni transattive.
Informazioni sulle ipotesi transattive
- Indicazione degli interessi del cliente che si vorrebbero soddisfare con la mediazione.
- Trattative già compiute, offerte e contro-offerte formulate prima di avviare la mediazione.
- Identificazione dei motivi che hanno impedito il raggiungimento di un accordo e suggerimenti sulle possibili strategie da adottare per superarli.
- Indicazione di cosa ci si aspetta dal mediatore e di quali proposte alternative si vorrebbe che l’altra parte prendesse in considerazione.
Altre informazioni:
- Indicazione dei soggetti che parteciperanno alle sessioni di mediazione e a quale titolo.
- Invio delle prove documentali rilevanti.
Le memorie introduttive non richiedono in genere particolari formalità ma dovrebbero descrivere in modo adeguato i fatti e le motivazioni di diritto sottese alla controversia, nonché le prove e i documenti che supportano la propria posizione. Questo non significa che si debbano produrre tutte le prove di cui si dispone, a meno che ciò non sia stato espressamente richiesto dal mediatore. È consigliabile produrre i documenti sufficienti a fornire al mediatore una descrizione esaustiva della lite e degli interessi sottesi depositando i documenti più rilevanti quali i contratti, le perizie o la corrispondenza. Occorre inoltre tener presente che questi documenti non sono necessariamente quelli che saranno presentati in giudizio e pertanto non devono essere elaborati con una strategia puramente difensiva.
I documenti possono essere utilizzati in qualsiasi momento nel corso del procedimento ogni qualvolta se ne ravvisi la necessità. Le informazioni contenute possono ad esempio essere utilizzate per preparare il discorso iniziale durante la prima sessione congiunta. Le domande poste dal mediatore in questa fase saranno sicuramente riproposte successivamente. È inoltre consigliabile preparare le memorie introduttive insieme al proprio cliente: in tal modo non solo verranno meglio chiariti i suoi interessi, ma sarà più semplice renderlo partecipe del ruolo primario che dovrà poi svolgere nel corso della mediazione.
Le memorie riservate al solo mediatore
Alle volte accanto a quelle indirizzate a tutte le parti, l’avvocato può redigere delle memorie riservate al solo mediatore. Si tratta di una documentazione dal contenuto assolutamente confidenziale che il mediatore non potrà condividere con la controparte, salva diversa indicazione. Di norma le memorie riservate contengono informazioni preziose, punti di forza o debolezza del cliente che non vuole far sapere a controparte per non perdere potere negoziale nella trattativa. Il mediatore, studiate attentamente le memorie confidenziali nella fase preliminare alla mediazione, prepara l’incontro di mediazione avendo a disposizione un quadro generale delle posizioni e interessi delle parti, riservandosi di approfondire le informazioni confidenziali con ciascuna parte separatamente, ovvero in seduta separata.
(Tratto dal volume “Il ruolo dell’avvocato in mediazione“, Giuffrè 2011 di Giuseppe De Palo, Leonardo D’Urso e Rachele Gabellini)
