Ricordatevi che la sessione di mediazione è la vostra ultima possibilità di trovare un accordo con la controparte prima di iniziare, o proseguire, una lunga causa. Occorre quindi preparare adeguatamente l’incontro insieme al vostro cliente inviando una memoria al mediatore e al collega di controparte. Di seguito vi presentiamo alcuni suggerimenti sulle “cose da fare” e “cose da non fare” nel preparare la memoria di mediazione, dal punto di vista del mediatore.
Gestire al meglio il tempo | Gioca di anticipo.
Consegnare la memoria con il dovuto anticipo rispetto alla data fissata per l’incontro di mediazione può fare la differenza: consente al collega di controparte di avere il tempo per farla leggere al proprio cliente, il quale, a sua volta, potrà farne una valutazione e controbattere. Consente, inoltre, al mediatore di avere il tempo necessario per fare un’analisi e di discutere con voi il caso.
Gestire il tono | “Sii duro con i fatti, ma tenero con le persone”.
Adottare un tono collaborativo ed evitare di attaccare la controparte sono passi fondamentali. Fisher e Ury lo dicono in modo esemplare in Getting to Yes “Sii duro con le argomentazioni, ma tenero con le persone”. Discutere i fatti e la legge con autorevolezza e persuasione, vi permetterà di far emergere gli aspetti vincenti del vostro caso. Sono da evitare le accuse: lasciate parlare i fatti e la legge.
Gestire le debolezze | Essere trasparenti per essere credibili.
Essere onesti sulle debolezze del vostro caso vi permetterà di aumentare la vostra credibilità nei confronti del mediatore e della controparte. Niente è in grado di distruggere ogni credibilità più di quanto lo possa fare una debolezza appresa dal mediatore tramite la memoria della controparte.
Gestire la lunghezza della memoria | Sintesi e incisività sono le parole chiave.
La memoria deve essere breve, 10 -15 pagine sono sufficienti. Deve iniziare con un argomento che sappia attirare l’interesse, e seguire con il racconto di una storia. Deve contenere i fatti pertinenti e spiegare i punti chiave. Deve contenere lo stato procedurale del caso e lo storico della negoziazione se pertinente. È necessario evitare di citare un’infinità di giurisprudenza.
Gestire i documenti | Selezionare, sintetizzare, allegare.
Allegare tutti i documenti chiave: il contratto, lettere importanti, e-mail, una timeline o una cronologia, referti medici, diagrammi e foto. Se avete lunghi documenti, evidenziate o estraete le parti più importanti. Essere selettivi può fare la differenza: il mediatore non può ricordare tutto, ma può ricordare i documenti più importanti e questo potrebbe essere molto utile.
Condividere, condividere, condividere.
Scambiate sempre la memoria con la controparte. Se la controparte si rifiuta di condividere la propria, voi evitate di fare altrettanto. È necessario ricordare che il principale destinatario della memoria è il cliente della controparte, per cui è fondamentale cogliere ogni opportunità di argomentare il caso in modo persuasivo. È il cliente che prenderà una decisione in merito all’accordo. Impostare un tono appropriato vi permetterà di evitare malintesi.
Facilitare il mediatore | Fornite tutti i dettagli pertinenti.
Fornite al vostro mediatore una memoria confidenziale, lettere, email o chiamate nelle quali trattate le strategie e gli obiettivi per raggiungere un accordo, e raccontate i retroscena e ogni aspetto personale pertinente riguardante i partecipanti, o qualsiasi altra cosa che per il mediatore possa essere utile da tenere sin da subito in considerazione.
Questo articolo è stato pubblicato originariamente in inglese nella Newsletter di JAMS
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Martin Quinn è un mediatore di JAMS basato a San Francisco. E’ specializzato nel risolvere complesse mediazioni di cause collettive ed è stato nominato frequentemente come “Special Master” in casi federali e statali. Può essere contattato all’indirizzo mquinn@jamsadr.com.
