Mediazione: il Ministero indica i requisiti degli organismi per restare nel registro

Una circolare del Ministero della Giustizia indica a organismi di mediazione ed enti di formazione tempi stringenti per adeguarsi ai requisiti della Riforma Cartabia

La circolare del ministero della Giustizia

Il 5 aprile il Ministero della Giustizia ha emanato una circolare destinata agli organismi di mediazione nazionali. Il documento detta i requisiti di cui gli organismi devono essere in possesso per conservare l’iscrizione nel relativo registro, tenuto dal Ministero della Giustizia. 

Con un’evidente finalità di allineamento delle discipline, i nuovi requisiti di iscrizione hanno comportato il mutamento dei requisiti di cui devono essere in possesso anche gli enti di formazione in materia di mediazione per conservare l’iscrizione nel relativo elenco.  

La circolare (allegata) è conseguenza diretta della Riforma Cartabia e del decreto legislativo di attuazione n. 149/2022, che ha disposto l’obbligo per organismi ed enti di formazione di adeguarsi ai requisiti prescritti per conservare l’iscrizione al registro e all’elenco entro il 30 giugno 2023. 

Obbligo preceduto dall’onere di presentare specifica istanza al Dipartimento per gli Affari di Giustizia del Ministero della Giustizia.

Requisiti degli organismi di mediazione

La circolare, stante l’avvicinarsi della data dal 30 aprile 2023, elenca in dettaglio i requisiti di cui i nuovi organismi di mediazione devono essere in possesso per l’iscrizione e ai quali gli organismi già esistenti si devono adeguare: 

• Contemplare la modalità telematica per lo svolgimento della mediazione nei regolamenti e organizzarsi per la celebrazione degli incontri da remoto.
• Dimostrare la serietà dell’organismo attraverso la prova del possesso dei requisiti di onorabilità dei soci, degli amministratori e dei mediatori. Requisito di onorabilità che la Riforma ha esteso anche ai responsabili, alla luce del rilievo esterno di questa figura.
• Prevedere come oggetto sociale e scopo associativo dell’organismo di mediazione lo svolgimento esclusivo dei servizi di mediazione, conciliazione o risoluzione alternativa delle controversie e di formazione in questi ambiti. Requisito non applicabile agli enti pubblici come gli Ordini degli avvocati e le camere di commercio e previsto, invece, per le fondazioni anche se costituite da enti pubblici. In relazione a questo requisito gli organismi di mediazione, quando presenteranno l’istanza per la permanenza del registro, stante l’estrema vicinanza del termine del 30 aprile, potranno limitarsi a dichiarare in detta sede di impegnarsi a modificare l’oggetto sociale e lo scopo associativo nei termini indicati di esclusività.
• Per evitare situazioni di inconciliabilità l’organismo deve dimostrare l’impegno a non prestare servizi di mediazione, conciliazione o risoluzione alternativa della controversia se lo stesso ha un interesse nella lite.
• La garanzia di efficienza richiesta prevede il rispetto di precisi requisiti numerici in relazione a mediatori e addetti all’organismo, alla struttura e all’organizzazione della sede di mediazione, che deve contemplare almeno due sedi operative, compresa quella legale, la disponibilità di un sito web, di una piattaforma accessibile dal sito in grado di garantire riservatezza e sicurezza dei dati, di una casella pec e di un conto corrente dedicato. Anche per questo requisito è prevista la possibilità al 30 aprile 2023 di dichiarare unitamente all’istanza di permanenza nel registro di impegnarsi a ottenere una piattaforma entro il 30 giugno 2023.
• Per dimostrare la propria capacità finanziaria occorre produrre l’ultimo bilancio o comunque documenti idonei a dimostrare la propria situazione contabile aggiornata e una polizza assicurativa non inferiore ai 500.000,00 euro.
• La prova della trasparenza organizzativa, contabile e amministrativa è soddisfatta con la produzione di una visura camerale aggiornata, una copia del titolo di proprietà o possesso e la planimetria di ciascuna sede, una dichiarazione relativa all’attività svolta dagli enti con cui si condividono i locali e la copia dei vari contratti di lavoro del personale e dei mediatori.

Requisiti del responsabile 

Per dimostrare il possesso dei requisiti di qualificazione professionale richiesti il responsabile, in particolare, dovrà dimostrare:

• di aver conseguito un titolo di laurea almeno triennale o di essere iscritto a un albo o a un ordine professionale;
• di aver frequentato un corso di almeno 50 ore con superamento della prova finale, a meno che il responsabile non sia iscritto all’albo degli avvocati;
• di essere aggiornato nello specifico sulla Riforma per aver frequentato un corso di almeno 18 ore.

Alla luce dei tempi ristretti anche in questo caso la circolare prevede la produzione di una dichiarazione alla data del 30 aprile 2023 per dimostrare l’iscrizione ai corsi e l’impegno di completarli.

Requisiti degli enti di formazione 

Per gli enti di formazione la circolare indica requisiti similari a quelli previsti per gli organismi di mediazione: 

• All’interno di questi enti viene ad assumere un ruolo primario il responsabile scientifico che deve essere di chiara fama ed esperienza in materia di mediazione, al quale viene estesa la normativa sulla onorabilità prevista per i formatori. La qualificazione professionale di questa figura deve essere dimostrata attraverso la prova di un certo numero di pubblicazioni, il possesso di una laurea magistrale e lo svolgimento di attività di docenza e di relatore.
• L’ente di formazione deve svolgere in via esclusiva tale attività e la stessa deve risultare dall’oggetto sociale e dallo scopo associativo.
• I requisiti di garanzia dell’efficienza richiesti all’ente di formazione sono gli stessi previsti per gli organismi di mediazione come contemplati dall’art. 16 comma 1 ter del dlgs n. 28/2010.
• L’adeguatezza dell’organizzazione è dimostrabile mediante il possesso di un sito web (sempre aggiornato e contenente tutti i dati dell’ente, come i contatti dei professionisti che vi operano, la descrizione dei vari percorsi di formazione e i relativi costi) e di un conto corrente.
• La produzione dell’ultimo bilancio è richiesta per provare la capacità finanziaria dell’ente.
• La prova della qualità del servizio passa attraverso la trasmissione di un elaborato che deve ricevere il benestare del responsabile scientifico.
• La prova della trasparenza organizzativa viene soddisfatta infine dalla produzione di una visura aggiornata.

Tempi e modalità per la trasmissione dei documenti e per le verifiche 

Per le istanze di permanenza nel registro la documentazione finalizzata a dimostrare il possesso dei requisiti indicati nella circolare e nel rispetto della Riforma Cartabia può essere inviata dal 24 al 30 aprile 2023, con possibilità di integrare i documenti mancanti fino al 30 giugno 2023. 

Il mancato invio dell’istanza di permanenza entro il del 30 aprile e il mancato adeguamento ai requisiti entro il 30 giugno comporta la sospensione dell’organismo.

Chi non ha interesse a permanere nel registro può presentare già da ora apposita richiesta di cancellazione.  

Il Responsabile del Registro, verificata la documentazione inviata, può richiedere che la stessa venga integrata. L’organismo ha 60 giorni di tempo per adempiere; decorso questo termine l’iscrizione viene sospesa per un periodo minimo di 12 mesi. 

In caso di mancato adeguamento da parte degli organismi entro il 30 giugno 2023 o entro i 60 giorni concessi, è prevista la possibilità di dimostrare anche in ritardo l’adeguamento con conseguente revoca della sospensione. 

Per quanto riguarda gli enti di formazione il mancato adeguamento ai requisiti entro il 30 giugno 2023, così come il mancato invio dell’istanza per la conservazione dell’iscrizione produce la sospensione dall’elenco. 

La cancellazione degli enti dall’elenco si verifica invece se dichiarano espressamente di non voler conservare l’iscrizione nello stesso.