Mediazione digitale in condominio: come funziona

La mediazione telematica in materia condominiale presenta indubbi vantaggi, ci sono però lacune legislative da risolvere, non tutto si può fare a distanza

Riforma Cartabia, novità sulla mediazione per i condomini

La riforma Cartabia ha introdotto alcune importanti modifiche in materia di mediazione, anche in relazione alla materia condominiale.

Le controversie in materia di condominio da tempo sono soggette alla condizione di procedibilità della mediazione obbligatoria. Chi vuole agire in giudizio per risolvere una controversia condominiale deve quindi avviare prima la procedura di mediazione. Adempimento che può essere soddisfatto anche presentando apposita istanza presso una delle sedi di ADR Center.

Al condominio la riforma ha dedicato anche il nuovo articolo 5 ter del decreto legislativo n. 28/2010. Grazie a questa norma gli amministratori possono attivare la mediazione, aderire alla stessa o parteciparvi. Al rappresentante condominiale viene dato inoltre il potere di raggiungere un accordo in piena autonomia. Il verbale della mediazione viene infatti sottoposto all’approvazione dell’assemblea condominiale solo in seguito, nel rispetto dei termini stabiliti nell’accordo o nella proposta del mediatore.

La mediazione digitale e le liti condominiali

La novità però, che più delle altre, impatta in modo più diretto e concreto nei Condomini che hanno in corso una controversia è la mediazione telematica.

La norma di riferimento per comprendere le peculiarità di questa mediazione è l’articolo 8 bis del decreto legislativo n. 28/2010.

Il primo comma della norma impone il rispetto del Codice dell’amministrazione digitale contenuto nel decreto legislativo n. 82/2005 per quanto riguarda il formato degli atti e la firma degli stessi.

Il secondo comma invece concede alle parti coinvolte nel procedimento di mediazione la libertà di prendere parte alla procedura in presenza o tramite collegamento audiovisivo da remoto.  

Chi opta per il collegamento a distanza ha comunque la garanzia di prendere parte agli incontri di mediazione contestualmente agli altri, di ascoltare e vedere, così come di essere ascoltato e visto a sua volta da tutti i partecipanti. Risultato che viene reso possibile dai sistemi di collegamento audiovisivi impiegati.

Il terzo comma è quello di maggiore interesse perché descrive nel dettaglio la forma dell’accordo.

La mediazione infatti si conclude con la predisposizione di un documento informatico in formato nativo digitale, che contiene il verbale dell’incontro e l’eventuale accordo.

La legge affida questo compito al mediatore, che deve anche provvedere all’invio dello stesso per consentire alle parti di sottoscriverlo.

Trattandosi di documento informatico, le parti devono procedere alla sottoscrizione apponendo una firma digitale o una firma elettronica qualificata.

Può accadere altresì che la mediazione sia domandata dal giudice. In questo caso il documento informatico che contiene l’accordo eventualmente raggiunto e il verbale viene inviato anche ai difensori delle parti, che lo devono firmare con una firma digitale o con una firma elettronica qualificata.

 Il documento che viene firmato con le modalità appena viste viene poi inviato al mediatore, che lo firma a sua volta e lo invia alle parti, agli avvocati designati dalle parti e infine alla segreteria dell’organismo di mediazione.

Mediazione telematica: vantaggi e lacune

La mediazione telematica è frutto e conseguenza delle assemblee condominiali che, per ragioni sanitarie, si sono svolte in videoconferenza, durante la pandemia.

Questa fase, seppur critica, ha portato alcuni vantaggi evidenti. Gli amministratori di condominio, costretti dalla situazione di necessità, si sono aperti alla tecnologia e ai suoi strumenti. Le varie tipologie di firme digitali e le caselle di posta elettronica certificata non sono più un mistero per gli amministratori che hanno infatti imparato a sfruttare queste novità a loro vantaggio, apprezzandone tutti gli aspetti positivi come l’intuitività di utilizzo e i benefici in termini di tempo e costi.

La mediazione telematica tuttavia presenta ancora delle lacune evidenti dal punto di vista disciplinare.

La legge per certi atti richiede l’intervento del notaio, non solo, in relazione a determinati atti. Questo pubblico ufficiale ha l’obbligo di riceverli solo in presenza delle parti, e in casi specifici in presenza di due testimoni. L’obiettivo della presenza necessaria delle parti emerge dalla formulazione del comma 2 dell’articolo 47 dell’“Ordinamento del notariato e degli archivi notarili”, di cui alla Legge n. 89/1913, che così recita: “Il notaio indaga la volontà delle parti e sotto la propria direzione e responsabilità cura la compilazione integrale dell’atto.”

E’ evidente che nei casi in cui la controversia abbia ad oggetto l’acquisto di diritti reali immobiliari e si concluda con un accordo raggiunto in sede di mediazione telematica, il problema della presenza fisica contestuale del notaio e delle parti non è di poco conto.

Sarà compito dell’amministratore, in casi come questi, porre la giusta attenzione alla corretta modalità di svolgimento della mediazione, ossia telematica o in presenza, per evitare problemi e obiezioni da parte dei condomini.

 In materia di mediazione e condominio leggi anche l’articolo “Condominio: crescita ADR per risolvere le liti condominiali.”