Le condizioni ambientali condizionano notevolmente il successo di qualsiasi incontro conciliativo. Per il raggiungimento di un risultato soddisfacente, il conciliatore non può trascurare nessun elemento. E non si tratta certo di dettagli, visto che essi possono condizionare le sorti di un incontro in maniera decisiva. In una conciliazione, infatti, piccoli fattori possono fare una grande differenza.
Un primo elemento di forte disturbo può essere dato dalla percezione di un deciso squilibrio nella forza delle parti. Ad esempio, il benessere economico che traspare da un abbigliamento di lusso, o il differente livello culturale, possono creare una barriera nella comunicazione. In questo caso, la presenza di un professionista che affianchi la parte può essere d’ausilio, ma potrebbe creare anche uno stato di soggezione per la parte non rappresentata.
Anche il linguaggio gioca un ruolo importante. L’imperfetta padronanza della lingua utilizzata nel corso della procedura, o anche una terminologia eccessivamente tecnica usata dagli avvocati accrescono la distanza tra i soggetti. Un attento conciliatore, in casi simili, dovrebbe assumere un traduttore e consigliare ai professionisti un linguaggio meno formale e tecnico.
Altro fattore determinante è la sensazione di sicurezza e tranquillità che le parti percepiscono. La sproporzione nel numero di persone di una parte rispetto all’altra, e la presenza o l’assenza di particolari soggetti durante la conciliazione condizionano gli esiti finali. In questi casi, la presenza del conciliatore può essere proficua per suggerire un numero massimo di presenze per parte, o per accertare il gradimento o la diffidenza su determinate persone.
Oltre al bilanciamento delle forze e alla percezione di sicurezza, elemento di pari importanza è il livello di comfort che l’ambiente deve assicurare. Il comfort esercita sulle persone un condizionamento fisico ed emozionale. Un ambiente confortevole dovrebbe essere facilmente accessibile e dare l’idea di neutralità ed indipendenza; nel caso si abbia notizia di possibili disagi, come ad esempio lavori nelle stanze adiacenti o problemi nei parcheggi, il conciliatore dovrebbe tempestivamente informare le parti, così che queste possano prevenirli o comunque prepararsi mentalmente.
La stanza dove si terrà l’incontro di conciliazione dovrà essere ordinata, spaziosa, munita d’ampie finestre e luce omogenea. Inoltre, l’ambiente ideale dovrebbe essere silenzioso e con una temperatura gradevole, per consentire alle parti di rilassarsi e concentrarsi esclusivamente sulla negoziazione. È importante avvertire le parti anche dell’ubicazione dei servizi igienici, del telefono, dell’ascensore o dell’area fumatori.
Ogni parte dovrebbe avere a disposizione degli spazi privati, nei quali potersi incontrare e confrontare gli strumenti utili con i propri consulenti; l’assegnazione di queste stanze, fornite di tutte le facilitazioni inerenti alla comunicazione, è fatta dal conciliatore secondo criteri di cui le parti devono essere informate.
All’interno della stanza principale, la sistemazione delle sedie e dei tavoli deve avvenire in modo accurato. Il tavolo dovrebbe avere una forma stondata, per permettere alle parti di poter percepire anche i messaggi non verbali degli altri partecipanti. Qualora si disponesse di un tavolo di forma rettangolare, il conciliatore dovrebbe sedere ad un capo tavola lasciando libero l’altro. Le sedie, tutte uguali, dovrebbero essere mobili e regolabili anche in altezza, in modo da consentire ai presenti di girarsi, e di trovare di volta in volta la posizione più confortevole. Lo spazio tra le sedie non dovrebbe essere eccessivo, per favorire la comprensione e la socializzazione; ovviamente, uno spazio troppo ridotto impedirebbe il movimento della sedia e violerebbe una zona d’intimità personale.
Strumenti molto utili per agevolare le trattative sono anche i proiettori e le lavagne. Attraverso questi dispositivi, le parti possono costantemente ricordare i punti d’inizio della discussione, apprezzare i progressi compiuti e fissare i passaggi della procedura di conciliazione.
Nella stanza dove si svolge la conciliazione dovrebbe inoltre essere presente un orologio, per scandire il tempo della sessione, e se necessario un computer, per la visualizzazione e la stampa dei documenti in formato digitale. La presenza di telefoni fissi o mobili nella stanza principale dovrebbe essere evitata per consentire una maggiore continuità nella discussione. Importante è prevedere la predisposizione di un telefono in uno spazio adiacente e riservato, possibilmente ad uso gratuito.
All’interno della stanza principale possono essere servite bevande non alcoliche; è importante anche la presenza di distributori nelle stanze esterne. Prima dell’inizio dell’incontro o dopo pranzo, il conciliatore può offrire una tazza di caffè o di tè. Il consumo di bevande, così come il pranzo, costituisce un momento d’aggregazione che distoglie l’attenzione dagli argomenti della controversia e facilita la socializzazione tra le parti. Si deve invece evitare che la pausa pranzo diventi un momento di dispersione, in cui si perdono i vantaggi raggiunti in termini d’avvicinamento relazionale.
Per favorire la riuscita delle trattative, il conciliatore potrebbe anche decidere di introdurre nell’ambiente principale una musica di sottofondo, eventualmente variandola secondo le circostanze.
Per quanto riguarda la gestione delle pause e del tempo in generale, è importante che lo scadenzario sia stato esplicitato, in modo da costituire un punto di riferimento. Il conciliatore dovrebbe indicare alle parti la possibilità di variare i tempi previsti di comune accordo, in modo da assecondare le esigenze della negoziazione.
Infine, un’ultima generale considerazione per l’attività del conciliatore: il rispetto. Rispetto per le parti e per le loro esigenze riguardo tempi, abitudini, cultura e comportamenti. Qualsiasi persona presente sarà piacevolmente influenzata dall’attenzione che il conciliatore porrà circa le sue esigenze, e per questo lo sentirà come persona autorevole e affidabile, con un generale giovamento per le trattative.
(Alessio Rincetti)
