Le memorie introduttive costituiscono il primo contatto con il mediatore e rappresentano una chance per instaurare fin da principio una proficua collaborazione, per spiegare quali sono gli interessi del cliente e quali ostacoli possono impedire la risoluzione della controversia. Prima di redigere questo documento è bene consultarsi con il mediatore e chiedere di quali informazioni ha bisogno e concordare se il documento verrà portato o meno a conoscenza della controparte. I mediatori usano pratiche diverse e per tale ragione è fondamentale discutere esplicitamente gli aspetti da trattare in questo primo atto per evitare di sprecare inutilmente del tempo prezioso.
Il tipo di informazioni richieste dal mediatore rivela come questi le utilizzerà. Ad esempio, se il mediatore richiede di fornire un riassunto circa i fatti della controversia, con le motivazioni in diritto e le richieste avanzate, sicuramente intende valutare preliminarmente la lite sotto il profilo giuridico. Se invece richiede una valutazione estensiva delle argomentazioni giuridiche poste a fondamento delle pretese e vuole visionare le memorie giudiziali già prodotte, può voler entrare direttamente nel merito della controversia. Se infine il mediatore cerca di verificare se l’avvocato ha effettuato dei tentativi per comporre la lite e le ragioni del fallimento, nonché le motivazioni che spingono il cliente a optare per un metodo alternativo al processo giurisdizionale, intende comprendere a fondo le motivazioni della disputa ma anche convincere le parti ad adottare un approccio pragmatico volto alla soluzione del problema. Occorre sottolineare che se il mediatore non richiede alcun documento, l’avvocato può comunque chiedere di inviare una memoria scritta introduttiva.
E’ importante sottolineare che la memoria introduttiva in mediazione deve essere redatta in maniera molto differente dalla possibile futura citazione. E’ un errore produrre un documento simile ad una citazione, pensando di risparmiare tempo. Ecco cosa potrebbe essere utile includere nel documento:
Descrizione della controversia e delle sue implicazioni giuridiche
- “Esposizione dei fatti”, con una chiara cronologia degli eventi, una presa di posizione sui punti chiave della vicenda e il punto di vista del proprio cliente in merito a ogni problematica connessa.
- “Esposizione delle motivazioni in diritto” rilevanti e della posizione del proprio cliente in relazione a ciascuna di esse.
- “Domande”: indicazione di ciò che si richiede come riparazione dell’inadempimento o del fatto ingiusto subito, incluso un elenco dettagliato dei danni di cui si chiede il risarcimento.
- Descrizione delle iniziative giudiziarie già compiute e del loro esito.
- Indicazione delle informazioni o delle prove che si ha necessità di acquisire, con specifica indicazione di ciò che dovrebbe essere fatto prima di portare il caso in giudizio.
Analisi della trattativa
- Indicazione degli interessi del cliente che si vorrebbero soddisfatti con la mediazione.
- Trattative già compiute, offerte e contro-offerte formulate prima di avviare la mediazione.
- Esposizione del proprio parere sui motivi che hanno impedito di giungere a un accordo e suggerimenti sulle possibili strategie da adottare per superarli.
- Indicazione di cosa ci si aspetta dal mediatore e di quali proposte alternative si vorrebbe che l’altra parte prendesse in considerazione.
Altre informazioni:
- Indicazione dei soggetti che parteciperanno alle sessioni di mediazione e a quale titolo.
- Invio delle prove documentali rilevanti.
Le memorie introduttive dovrebbero contenere una visione bilanciata dei fatti e dei fondamenti giuridici della controversia, nonché le prove fondamentali alla base delle proprie affermazioni. Questo non significa che si debbano produrre tutte le prove di cui si dispone, a meno che ciò non sia stato espressamente richiesto dal mediatore. È consigliabile produrre i documenti necessari a dare al mediatore il quadro della lite, quali ad esempio contratti, perizie o corrispondenza rilevante. Occorre inoltre tener presente che questi documenti non sono atti da sottoporre al giudice e pertanto non devono essere elaborati con la medesima strategia offensiva o difensiva.
I documenti preparatori verranno usati anche in seguito. Le informazioni contenute possono ad esempio essere utilizzate per preparare il discorso iniziale durante la prima sessione congiunta. Le domande poste dal mediatore in questa fase saranno sicuramente riproposte successivamente. È inoltre consigliabile preparare le memorie introduttive insieme al proprio cliente: in tal modo non solo verranno meglio chiariti i suoi interessi, ma egli comprenderà di svolgere un ruolo di primo piano.
