Firme digitali e analogiche dei verbali nella mediazione 

Firme digitali ma anche firme analogiche per il verbale della mediazione che ricorre a strumenti telematici. Analisi delle novità dell’ultimo correttivo

Correttivo mediazione 2024: firme digitali e analogiche
Il decreto legislativo n. 216/2024, in vigore dal 25 gennaio 2025, contiene l’ultimo correttivo alla Riforma Cartabia in materia di mediazione civile e commerciale. Le finalità di quest’ultima innovazione legislativa sono sempre le stesse: rendere sempre più efficiente, rapido e moderno questo procedimento di risoluzione stragiudiziale delle controversie.
Tra le novità di maggiore rilievo di quest’ultimo correttivo ci sono:

• la riformulazione dell’articolo 8 bis, che si occupa della mediazione telematica;
• l’introduzione ex novo dell’art. 8 ter, che si occupa degli incontri di mediazione con modalità audiovisive da remoto.

Queste due novità incidono fortemente sullo svolgimento della procedura di mediazione e uno degli aspetti da attenzionare maggiormente riguardano le firme dei verbali. Vediamo cosa ha previsto il legislatore al riguardo in relazione alle due diverse modalità di svolgimento della mediazione.

Mediazione telematica e firma digitale
Il rinnovato art. 8-bis del decreto legislativo n. 28/2010, dedicato alla mediazione telematica stabilisce in sostanza che tutti gli atti relativi alla mediazione telematica debbano essere formati dal mediatore in formato digitale e sottoscritti in conformità alle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005).
Questo significa che i verbali e gli altri documenti prodotti nel corso della procedura devono essere firmati mediante strumenti di firma elettronica avanzata o qualificata da parte di tutti i soggetti coinvolti. L’adozione della firma digitale assicura diversi vantaggi:

• protezione contro eventuali alterazioni del documento, assicurando che il contenuto rimanga integro e autentico;
• riconducibilità di ogni firma in modo certo al soggetto che l’ha apposta, garantendo trasparenza e responsabilità nell’operazione;
• equiparazione del documento digitale a un atto scritto con firma autografa, con piena validità giuridica;
• semplificazione del processo di archiviazione e gestione rapida della documentazione.

La normativa in questo modo rafforza il quadro giuridico della mediazione telematica, garantendo che gli atti prodotti siano soprattutto affidabili e conformi ai requisiti normativi.

Mediazione da remoto e firma analogica
Il nuovo articolo 8-ter, prevede intanto la possibilità per ciascuna parte di chiedere al responsabile dell’organismo di mediazione di partecipare agli incontri con collegamento audiovisivo da remoto. Tali sistemi però devono garantire il contestuale, reciproco ed effettivo ascolto e visibilità dei soggetti collegati. Altra novità importante è che quando una o più parti partecipano con collegamento audiovisivo da remoto, le firme che il mediatore deve acquisire sugli atti della procedura sono apposte nel rispetto delle regole del codice dell’amministrazione digitale con il consenso di tutte le parti. In assenza di consenso, le firme devono essere apposte in modalità analogica avanti al mediatore. L’ammissione della firma analogica nella mediazione che ricorre a strumenti telematici per il suo svolgimento rappresenta un’importante misura di flessibilità per bilanciare l’innovazione digitale con la necessità di garantire un accesso equo e inclusivo ai procedimenti di mediazione.

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