Come prepararsi a un incontro di mediazione

Prepararsi alla mediazione è fondamentale per raggiungere un buon accordo, ecco qualche consiglio utile per affrontare al meglio questa procedura

Mediazione: non c’è accordo senza preparazione

La mediazione è una procedura che, se ben gestita e preparata, può condurre alla conclusione di un accordo vantaggioso per tutte le parti coinvolte. Il fatto che la mediazione sia finalizzata a un accordo amichevole non significa però che tutto debba essere lasciato al caso. La mediazione, come una causa che si desidera intraprendere davanti a un’autorità giudiziaria richiede una buona preparazione dell’avvocato e della parte coinvolta.

Avvocato specializzato e competente nella mediazione

La scelta dell’avvocato è la prima decisione importante da prendere quando si decide di avviare una mediazione o quando si viene invitati a partecipare a questa procedura.

La specializzazione nella materia oggetto della controversia e la capacità negoziale dell’avvocato  sono le prime caratteristiche da considerare.

Per avere successo nella mediazione un principe del foro aggressivo non è la scelta ideale. Per giungere a un accordo bonario servono altre doti. Un avvocato capace di ascoltare e di favorire la comunicazione con l’altra parte è decisamente più adatto alla conciliazione.

Si ricorda inoltre che l’assistenza dell’avvocato in mediazione e’obbligatoria quando la procedura è imposta dalla legge come condizione di procedibilità della domanda o quando è disposta dal giudice a giudizio avviato.

Raccolta dei documenti e incontri con l’avvocato

Scelto l’avvocato spetterà a quest’ultimo prepararsi e preparare il proprio assistito alla mediazione. Il primo incontro tra cliente e avvocato è fondamentale per inquadrare il focus della controversia. Gli incontri successivi invece, di approfondimento della questione, sono incentrati sulla raccolta della documentazione che è nella disponibilità della parte e che è necessaria all’avvocato per inquadrare la questione da un punto di vista giuridico e per comprendere quali sono i margini entro cui muoversi per poter trattare con la controparte.

L’avvocato deve quindi prospettare al proprio assistito il possibile accordo e le alternative eventuali  per consentirgli di valutarne la convenienza.

Qualora la questione si caratterizzi per una particolare tecnicità è opportuno valutare se sia necessario avvalersi di un consulente esperto come un ingegnere, un commercialista, un medico, ecc…

Gli incontri con il legale sono fondamentali per la parte, che è la vera protagonista della mediazione, perché nel corso di questi colloqui è in grado di acquisire un maggiore consapevolezza dei propri bisogni, a tutto vantaggio del lavoro del mediatore che sarà designato.

Organismo di mediazione competente

Nella scelta dell’Organismo di mediazione occorre verificare prima di tutto che sia accreditato dal Ministro e che sia iscritto nell’apposito registro, per stare tranquilli sulla capacità e sulla competenza professionale dei soggetti responsabili e dei mediatori. Occorre poi prestare attenzione alla competenza territoriale dell’organismo, che deve coincidere con quella dell’autorità giudiziaria che sarebbe competente a decidere la controversia se venisse avviata una causa.

Appurata la presenza di questi requisiti è bene analizzare nel dettaglio il regolamento, le tariffe applicate, ma soprattutto la competenza e la formazione dei mediatori che operano al suo interno.

Il primo incontro di mediazione

Prepararsi adeguatamente al primo incontro di mediazione è fondamentale perché è proprio in questa fase iniziale che è possibile presagire l’esito della procedura.

Per prepararsi adeguatamente a questo incontro è necessario farsi delle domande, prima tra tutte   quali potrebbero essere i vantaggi di un buon accordo e gli svantaggi di un  accordo mancato. Occorre poi individuare gli interessi in accordo e in conflitto con quelli della controparte, infine quali sono stati e quali potranno essere i rapporti con l’altra parte.

Si tratta di domande fondamentali perché:

• la prima permette di individuare e distinguere un accordo da un buon accordo;
• la seconda aiuta a impostare correttamente i termini della trattativa;
• la terza risulta di grande importanza se le parti in mediazione sono parenti o sono stati legati da rapporti lavorativi o contrattuali di durata perché queste situazioni sono caratterizzate da una elevata emotività che potrebbe essere “sfruttata” ai fini della conciliazione nella prospettiva di ripristinare il legame e conservarlo anche in futuro.

Consigli pratici per una mediazione di successo

La preparazione è chiaramente l’arma migliore per avere dei buoni risultati in mediazione. Per questo è importante mettere nero su bianco le domande, le risposte, i dubbi, le incertezze, i risultati desiderati, le soluzioni alternative e gli ostacoli possibili al raggiungimento dell’accordo prima di confrontarsi con l’altra parte in mediazione.

Nel fare questa disamina dettagliata della questione è necessario però ricordarsi che in sede di mediazione entrambe le parti vogliono ottenere dei risultati, entrambe le parti sono mosse da sentimenti, interessi e bisogni ed entrambe le parti hanno questioni che li dividono e altre che li accomunano.

Arrivare in mediazione con la consapevolezza, la preparazione e le idee chiare sui possibili scenari che si possono verificare e sui risultati possibili è di estremo aiuto anche per il mediatore perché partendo da questi dati può guidare le parti verso il miglior accordo possibile o formulare la proposta migliore possibile.