Cambia il verbale informatico della mediazione

La Riforma Cartabia introduce nuove norme relative alla mediazione telematica e dispone una specifica procedura per la redazione e sottoscrizione del verbale informatico

Verbale informatico, come cambia con le nuove norme

La Riforma Cartabia, oltre a interessare il processo civile, ha modificato anche alcuni importanti aspetti della mediazione civile. Tra questi, anche le norme che regolano la mediazione in modalità telematica e, in particolare, la redazione e sottoscrizione del verbale informatico degli incontri tenuti con tale modalità.

Come noto, le norme introdotte dalla citata riforma, attuata con d.lgs. n. 149 del 2022, entreranno in vigore a partire dal prossimo 30 giugno 2023. Gli aspetti innovativi attinenti alla mediazione telematica saranno disciplinati dal nuovo art. 8-bis del d.lgs. n. 28 del 2010.

Riforma Cartabia e mediazione telematica

In linea generale, le nuove norme impongono all’organismo di mediazione, e quindi anche al mediatore che cura il singolo procedimento, di attenersi alle norme previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) per quanto concerne la trasmissione degli atti relativi al procedimento di mediazione.

Ciò significa che tale trasmissione deve essere fatta necessariamente attraverso l’utilizzo di sistemi di posta elettronica certificata (PEC) o equivalenti.

Allo stesso modo, l’organismo è ora tenuto a conformarsi alle regole previste dal CAD in ordine alla conservazione della documentazione relativa al procedimento e alla sua esibizione, ove correttamente richiesta. La conservazione e l’esibizione dei documenti, pertanto, sono da effettuarsi a mezzo di documenti informatici, come dispone l’art. 43 del citato codice.

Ma vediamo ora, nel dettaglio, le nuove norme che disciplinano la redazione e la sottoscrizione del verbale degli incontri di mediazione telematica e dell’eventuale atto di accordo.

Sottoscrizione del verbale informatico di mediazione

Come noto, anche il procedimento di mediazione può svolgersi in modalità telematica, o in modalità mista (cioè con alcune parti in presenza ed altre in collegamento da remoto). Tale soluzione, incentivata soprattutto nel periodo della pandemia, favorisce un più rapido e comodo svolgimento della procedura, anche a distanza.

Ebbene, il terzo comma del nuovo art. 8-bis del d.lgs. 28/2010 dispone che sia onere del mediatore formare il documento informatico contenente il verbale (e l’accordo eventualmente raggiunto) e trasmetterlo alle parti, al fine di permetterne la sottoscrizione da parte di queste ultime.

Atti mediazione: firma digitale e trasmissione via PEC

La sottoscrizione del verbale informatico di mediazione deve essere effettuata tramite firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata. Tali sistemi, come noto, si basano su una certificazione crittografica che garantisce elevati standard di sicurezza e che assicurano la riconducibilità della firma a uno specifico soggetto.

Il verbale deve essere trasmesso anche agli avvocati delle parti, ove intervenuti (ad esempio, nella procedura di mediazione delegata ordinata dal giudice), e da questi sottoscritto.

Una volta sottoscritto dalle parti e, se necessario, dai loro avvocati, il file contenente il verbale informatico sottoscritto deve tornare al mediatore, che vi appone la propria firma nelle medesime modalità sopra descritte.

Lo stesso mediatore, successivamente, provvede a trasmettere il verbale informatico di mediazione così sottoscritto alle parti, ai loro legali e alla segreteria dell’organismo di mediazione, che, come abbiamo visto più sopra, provvederà alla sua conservazione e all’eventuale successiva esibizione a richiesta.