Dopo un periodo di comprensibile incertezza sullo svolgimento delle procedure di mediazione, con il termine della sospensione dei termini processuali dal 12 Maggio scorso e l’avvio della “Fase 2” le attività degli Organismi di Mediazione hanno ripreso a pieno ritmo. Gli incontri di mediazione possono svolgersi sia in video conferenza sia in presenza nel rispetto degli opportuni protocolli sanitari.
In tema di prescrizione e decadenza, si ricorda che ai sensi del comma 6 dell’art. 5 del D.Lgs 28/2010: <<Dal momento della comunicazione alle altre parti, la domanda di mediazione produce sulla prescrizione i medesimi effetti della domanda giudiziale. Dalla stessa data, la domanda di mediazione impedisce altresì la decadenza per una sola volta, ma se il tentativo fallisce la domanda giudiziale deve essere proposta entro il medesimo termine di decadenza, decorrente dal deposito del verbale di cui all’articolo 11 presso la segreteria dell’organismo.>>
Alla luce della ripresa delle attività e ai sensi del d.l. 17 marzo 2020 n. 18 convertito in legge 24 aprile 2020 n. 27, il CNF ha diffuso le seguenti indicazioni agli Organismi Forensi:
- lavoro del personale dipendente anche in modalità smart working, consentendo la gestione delle pratiche da remoto così come l’aggiornamento per via telematica degli avvocati e dei mediatori sullo stato delle procedure in corso;
- deposito telematico, mediante invio per posta elettronica certificata, delle nuove domande di mediazione e dei documenti relativi ai procedimenti in corso;
- fissazione di un nuovo incontro per i procedimenti per i quali gli incontri precedentemente fissati siano stati rinviati a data da destinarsi dando precedenza, nella calendarizzazione, alle mediazioni demandate dal giudice per le quali è opportuno anticipare l’attività in funzione della data d’udienza, al fine di completare, se possibile, la mediazione in tempo utile;
- rinnovazione della convocazione delle parti e dei difensori nei procedimenti in corso ove il primo incontro sia stato rinviato, con modalità che assicurino l’avvenuta ricezione della comunicazione da parte dei destinatari;
- adozione in via preferenziale delle modalità di svolgimento degli incontri di mediazione da remoto, come previsto dal comma 20 bis dell’art. 83 del d.l., consentendo al mediatore di effettuare il collegamento anche da postazione sita presso il proprio studio o abitazione;
- in mancanza della modalità di incontro da remoto, definizione delle modalità di svolgimento degli incontri di mediazione con la presenza delle parti previa intesa con le istituzioni sanitarie, garantendo il rispetto di tutte le regole prescritte per la prevenzione del contagio da Coronavirus.
- per gli incontri di mediazione da remoto si segnala che gli organismi iscritti al registro ministeriale, possono svolgere la mediazione telematica tramite sistemi di videoconferenza anche in assenza di apposita previsione del proprio regolamento di procedura fino al 31 luglio 2020, dopo tale data apportando le necessarie modifiche al regolamento dell’Organismo (Sul punto, si veda la comunicazione del Ministero della Giustizia https://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_12_1_2_3.page).
- Si ricorda che la trattazione dell’incontro di mediazione in videoconferenza è condizionata al consenso di tutte le parti e che la piattaforma deve consentire il riconoscimento delle parti e la loro contestuale presenza a video. L’eventuale disconnessione del segnale video durante la sessione sarà motivo di sospensione della stessa.
- La società fornitrice della piattaforma prescelta deve fornire le garanzie di legge ai fini della protezione dei dati personali in base al Regolamento (UE) 2016/679. In particolare, nel caso in cui i dati possano essere trattati al di fuori dello spazio economico europeo, deve far riferimento ad una decisione di adeguatezza della Commissione UE o del Garante (nel caso di server negli USA il riferimento è il Privacy Shield).
- L’accesso alle stanze virtuali è riservato ai soli soggetti coinvolti nel procedimento di mediazione tramite link dedicato con password o chiamata diretta da parte dell’organismo o del mediatore.
- A cura della segreteria dell’organismo sarà inviata una comunicazione recettizia con congruo preavviso, preferibilmente non inferiore a 7 giorni – salvo improrogabili ragioni di urgenza – ai procuratori delle parti, con indicazione di giorno, ora, modalità di collegamento tramite link inserito nella comunicazione stessa e modalità di accesso agli atti ostensibili.
- I partecipanti alla videoconferenza sono vincolati ai doveri di riservatezza di cui agli artt. 9 e 10 d.lgs. 28/10 ed è vietata ogni possibilità di registrazione dell’incontro, escluse le ipotesi di formazione dei mediatori, previo consenso delle parti.
- Per le sessioni separate il mediatore dovrà escludere temporaneamente dalla videoconferenza le parti non interessate, qualora il sistema lo consenta. In alternativa il mediatore dovrà creare ulteriori stanze virtuali alle quali far accedere solo le parti interessate alla sessione separata.
- Il verbale dell’incontro di mediazione insieme all’eventuale accordo in formato pdf va anticipato tramite condivisione della schermata con le parti, quindi condiviso dal mediatore con le parti e i procuratori per posta elettronica, PEC o caricamento sulla piattaforma.
- Le parti private che partecipano all’incontro di mediazione da una postazione separata dal proprio difensore devono essere dotate di firma digitale in corso di validità ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAdES, PAdES o sistema SPID) o, in alternativa, di stampante e scanner al fine di garantire la possibilità di sottoscrivere analogicamente il verbale e l’eventuale accordo.
- Il difensore, con la propria firma digitale sul verbale e/o accordo certifica anche l’autografia della sottoscrizione della parte assistita.
- Il mediatore trasmette telematicamente via posta elettronica ordinaria o certificata il verbale e l’eventuale accordo alle parti private per la firma (digitale o analogica) e ai procuratori per la sottoscrizione digitale. Il procedimento si conclude con la trasmissione al mediatore del file, contenente il verbale e l’eventuale accordo, firmato da tutte le parti e da tutti i procuratori. Il mediatore sottoscriverà digitalmente il file ai fini dell’esecutività dell’accordo.
- Il verbale così sottoscritto costituirà l’originale informatico depositato presso la segreteria che rilascerà duplicato informatico alle parti che ne facciano richiesta.
- Per una maggiore fruibilità e semplicità di scambio del documento, si consiglia l’utilizzo della sola firma PAdES.
- Quando il mediatore formula la proposta di conciliazione, la segreteria dell’Organismo la comunica tempestivamente a tutte le parti trasmettendola a mezzo posta elettronica certificata ai procuratori, indicando le modalità e l’indirizzo telematico al quale far pervenire nei termini di legge l’eventuale accettazione o rifiuto motivato.
