Informativa in materia di protezione dei dati personali
relativa ai servizi offerti da ADR Center ex D. Lgs. 196/2003 – Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito, per brevità, detto “Codice privacy”).
1. Titolare e responsabile del trattamento 1.1 Titolare del trattamento è ADR Center Srl, di seguito denominata ADR Center, con sede in Roma, Via marcantonio Colonna 54. 1.2 I dati personali sono raccolti da ADR Center unicamente per le finalità di cui al successivo art. 3 al momento della compilazione dell’istanza di mediazione (in formato cartaceo o digitale) e di altri documenti o atti relativi alle altre parti coinvolte, anche inerenti le fasi successive del servizio richiesto. 1.3 Qualora i dati siano raccolti da altri soggetti con cui ADR Center abbia stipulato convenzioni per la promozione e la gestione “co-amministrata” della procedura di mediazione, l’informativa sarà fornita con le stesse modalità. 1.4. La presente informativa, relativa ai trattamenti di cui ADR Center è titolare, viene fornita all’interessato mediante pubblicazione sul sito www.adrcenter.com e www.odrcenter.com.
2. Natura 2.1 I dati personali oggetto di trattamento sono esclusivamente quelli indispensabili per l’esecuzione del servizio di mediazione, inclusi quelli necessari per adempiere gli obblighi di legge inerenti alla gestione del rapporto. 2.2 Il mancato conferimento, anche solo parziale, comporterà l’impossibilità di svolgere e/o di proseguire il servizio richiesto.
3. Finalità 3.1 La raccolta e il trattamento dei dati personali sono essenziali per lo svolgimento del servizio di mediazione. I dati sono trattati ai fini dell’adempimento degli obblighi di legge, inclusi gli aspetti amministrativi e contabili, per tutta la durata del servizio ed anche successivamente per tutte le attività connesse, tra cui la promozione e l’invio di materiale informativo relativo alle iniziative (convegni, seminari e corsi di formazione) promosse da ADR Center. 3.2 I dati potranno essere inoltre trattati, in forma anonima, per l’elaborazione ed analisi di statistiche relative ai servizi erogati.
4. Modalità di trattamento 4.1 Il trattamento dei dati personali avviene mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza in conformità a quanto previsto all’art. 11 del Codice privacy, e viene effettuato sia mediante supporti cartacei che con l’ausilio di mezzi informatici e telematici. 4.2 Il trattamento sarà effettuato direttamente soltanto da ADR Center, mediante l’ausilio di soggetti specificamente nominati responsabili o incaricati, oppure per il tramite di soggetti terzi appositamente nominati responsabili. Responsabili o incaricati del trattamento possono essere tutti i dipendenti e/o collaboratori di ADR Center di volta in volta interessati o coinvolti nell’ambito delle rispettive mansioni ed in conformità alle istruzioni ricevute.
5. Credenziali di autenticazione 5.1 Al fine di consentire l’accesso al servizio, ADR Center assegna a ciascun interessato una coppia di credenziali di autenticazione, creata automaticamente da un software e composta da Username e Password, che verranno comunicate via e-mail. 5.2 Tali credenziali devono essere custodite e mantenute riservate dall’interessato (e da colui che la userà in suo nome) con la massima diligenza. L’interessato dovrà dare immediata comunicazione ad ADR Center di eventuali perdite, furti, sottrazioni, accessi non autorizzati alle Credenziali di autenticazione. Al ricevimento di tale comunicazione ADR Center provvedere al blocco immediato delle credenziali e a fornirne delle nuove. 5.3 Ogni operazione posta in essere mediante l’utilizzo delle suddette credenziali di autenticazione, anche se effettuata da un proprio dipendente o collaboratore, sarà giuridicamente riconducibile all’interessato, il quale garantisce e manleva ADR Center da qualunque pretesa e richiesta di risarcimento danni a prescindere dalla liceità del loro utilizzo.
6. Comunicazione e diffusione 6.1 I dati personali, oggetto della presente informativa, potranno essere comunicati per quanto concerne la corretta esecuzione del servizio e gestione del rapporto a: – mediatori designati; – consulenti tecnici; – soggetti terzi con cui vi sia apposita convenzione per la promozione e la gestione “coamministrata” del servizio; – liberi professionisti incaricati rispettivamente dalle parti; – istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dell’incarico. 6.2 Qualora il servizio di mediazione si svolga all’estero o nei confronti di una parte residente all’estero, i dati potranno essere trasferiti all’estero, nel paese sede del procedimento o di residenza dell’altra parte.
7. Accesso 7.1 L’accesso ai dati personali per compiere operazioni di trattamento, limitatamente alle mansioni proprie di ciascuna carica e conformemente alle rispettive nomine, spetta oltre che al Presidente e all’Amministratore Delegato, anche a tutti i dipendenti e collaboratori di ADR Center in quanto incaricati e/o responsabili. 7.2 Per quanto concerne le attività di gestione degli aspetti fiscali, contabili e amministrativi, potranno avere accesso ai dati personali, nei limiti e secondo le modalità indicate nell’incarico appositamente conferito, i responsabili e i collaboratori esterni all’uopo nominati. 7.3 Con riferimento all’attività di assistenza e manutenzione degli strumenti elettronici, i collaboratori esterni di cui ADR Center si avvale non potranno avere accesso diretto ai dati contenuti negli archivi elettronici, operando comunque nei limiti e secondo le modalità indicate negli incarichi conferiti.
8. Durata 8.1 Il trattamento dei dati personali ha una durata pari a quella necessaria per l’esecuzione del servizio. 8.2 Successivamente alla cessazione del rapporto, oltre all’archiviazione conservativa, sono consentite tutte le operazioni di trattamento derivanti dalla necessità di: – adempiere ad obblighi di natura civilistica, fiscale o tributaria; – gestire l’eventuale contenzioso derivante dal rapporto e promosso da o nei confronti di ADR Center; – effettuare analisi ed elaborare statistiche in forma anonima. 8.3 L’invio di comunicazioni agli indirizzi comunicati per il perseguimento della finalità di cui al punto 3.1 potrà continuare anche oltre il termine di cui al punto 8.1. L’interessato potrà in ogni caso chiedere la cessazione di tale trattamento, inviando una e-mail all’indirizzo info@adrcenter.com.
9. Diritti dell’interessato e aggiornamento 9.1 L’interessato ha diritto di conoscere, in ogni momento, quali sono i Suoi dati e come vengono utilizzati. Ha inoltre il diritto di farli aggiornare, integrare, rettificare o cancellare, di chiederne il blocco e di opporsi al loro trattamento ai sensi degli artt. 7, 8, 9 e 10 del Codice. 9.2 Per l’esercizio dei suoi diritti può rivolgersi a ADR Center Srl – Via Marcantonio Colonna 54 – 00192 Roma o all’indirizzo e-mail info@adrcenter.com, il cui responsabile pro-tempore è anche responsabile del trattamento.
