Spetta all’avvocato la delicata scelta dell’organismo di mediazione per il proprio assistito

Stiamo assistendo a una svolta nel campo della mediazione in Italia. Dopo settimane di accese discussioni, mobilitazioni di protesta, dibattiti trasversali su potenzialità e limiti delle iniziative normative, il Decreto legislativo n. 28/2010 è ufficialmente entrato in vigore e sta dando i primi frutti. Diversi organismi pubblici e privati stanno già ricevendo diverse istanze di mediazione al giorno.

Il nuovo contesto normativo suggerisce, anche agli ultimi scettici, la necessità di adeguare alcuni comportamenti professionali al cambiamento già iniziato. Basti pensare, ad esempio, all’obbligo di informativa scritta che ogni avvocato dovrà predisporre e porre all’attenzione dei propri clienti all’atto del conferimento di un nuovo incarico. Tra le informazioni da mettere a disposizione del cliente sarà forse opportuno aver pronta l’indicazione di un organismo da consigliare, posto che la mediazione prevista dal legislatore prevede che debba essere amministrata da organismi iscritti presso il Registro tenuto e aggiornato dal Ministero della Giustizia. Già adesso il Registro ha accreditato 80 organismi ma, vista la portata della normativa, si prevede una corsa alla creazione di nuovi. La scelta si impone, altresì, ove si voglia inserire in un contratto una clausola di risoluzione alternativa di eventuale controversia, ove il cliente fosse citato in giudizio in difetto di preventivo esperimento del tentativo di conciliazione ovvero in caso di invito del giudice durante un processo in corso. E’ verosimile che l’indicazione dell’organismo adatto alla controversia del cliente venga dal suo consulente di fiducia e il professionista accorto non potrà lasciarsi sorprendere ma dovrà essere pronto a fornire un’indicazione corretta; secondo coscienza dovrà, insomma, saper indicare al proprio cliente l’organismo presso il quale si sente di accompagnarlo per la migliore conclusione stragiudiziale di quel problema legale.

Dato il criterio di competenza fissato dalla normativa, il cui unico parametro è in relazione al momento del deposito della domanda, è evidente l’importanza per avvocati e clienti di essere proattivi nella scelta dell’organismo senza indugiare nel deposito della domanda in modo da non dover “subire” la preventiva scelta eventualmente effettuata dalla controparte.

Considerato l’elevato numero di organismi che potranno comporre il panorama degli enti pubblici e privati deputati alla risoluzione delle controversie e altresì l’ampio potere autoregolamentare che il Decreto in questione ha conferito al Regolamento degli organismi, occorre aprire bene gli occhi e tenere in considerazione alcune essenziali regole da seguire per una scelta di buon senso. Si potrà così evitare di trovarsi in “mani inesperte” con la conseguenza di frustrare le aspettative del cliente verso una rapida e ottimale composizione della lite e rischiare di prestarsi a critiche di scarsa professionalità per aver scelto l’organismo sbagliato.

Come operatori sul campo da oltre dieci anni veniamo spesso interpellati su quali siano i criteri di scelta di un organismo di mediazione per non incorrere nel pericolo di una gestione inefficiente cui far fronte, nella peggiore delle ipotesi, a procedura iniziata. Lungi dal cedere a narcisistiche lusinghe cerchiamo di dar risalto a parametri oggettivi in modo da far parlare i fatti. La nostra risposta è sempre la stessa: non accontentarsi di adire un organismo qualsiasi ma effettuare una valutazione attenta di cosa offra il mercato sulla base di due semplici criteri: (1) l’esperienza dell’organismo nella gestione delle mediazioni e (2) il curriculum dei mediatori inseriti nella lista dell’organismo.

Il primo criterio è dettato dall’analisi dell’esperienza e della storia dell’organismo di mediazione. Consigliamo quindi di valutare:

• la storia e gli anni di esperienza nella concreta gestione delle procedure;
• l’esclusività nello svolgimento dell’attività di amministrazione delle mediazioni e procedure ADR (un organismo deve avere delle sedi dedicate senza alcuna commistione con altre attività professionali);
• il regolamento di mediazione in vigore;
• le statistiche sul numero di mediazioni amministrate, durata media e percentuale di successo, valore medio, tipologia delle parti in lite, materie trattate;
• il luogo della sede in relazione alla residenza delle parti e quindi l’ambito territoriale di operatività (esclusivamente locale o con possibilità di operare in tutto il territorio nazionale);
• l’esperienza internazionale, in caso di mediazione transfrontaliera;
• l’indennità e costi applicati.

E’ altamente raccomandabile, quindi, prima di effettuare la scelta dell’organismo, leggere attentamente il suo regolamento e chiedere eventuali informazioni anche tramite una richiesta di incontro con i suoi responsabili. Bussate all’indirizzo dell’organismo, anche senza appuntamento, e valutate la competenza delle persone che vi rispondono e le risposte che vi danno.

Ovviamente è di fondamentale importanza la valutazione dell’esperienza dei mediatori e il criterio di designazione del mediatore per le diverse procedure. Converrà quindi tenere presente:

• di quali mediatori si avvale l’organismo con possibilità di consultare preventivamente sul sito la lista dei mediatori e soprattutto i loro curricula;
• i criteri di inserimento dei mediatori nella lista dell’organismo;
• il criterio di nomina dei mediatori, nelle singole controversie,  descritto nel Regolamento;
• le garanzie di imparzialità da valutare in base ai limiti di compatibilità previsti per i mediatori dal regolamento dell’organismo di appartenenza.

Poche regole di buon senso, dunque, certamente da seguire in questa particolare fase di implementazione ma da tenere sempre presente anche in futuro in modo da completare adeguatamente la propria esperienza personale.