La mediazione telematica della Riforma Cartabia prevede lo svolgimento da remoto, la redazione di documenti informatici e l’apposizione di firme digitali
Riforma processo civile e mediazione telematica
La riforma del processo civile inserisce nel decreto legislativo n. 28/2010, che disciplina la mediazione civile per commerciale, il nuovo articolo 8 bis dedicato allo svolgimento della mediazione in modalità telematica.
L’esperienza della pandemia iniziata nel 2020 ha comportato la rivisitazione e il miglioramento delle modalità applicative della tecnologia anche nel settore della giustizia, che da questa esperienza ha tratto importanti insegnamenti.
A ben vedere si osserva però che la mediazione in modalità telematica rappresenta un’opzione che contrasta in un certo senso con il confronto diretto e in presenza delle parti, che da quando è stata introdotto l’istituto della mediazione, si è sempre cercato d’incentivare.
Si osserva inoltre che lo svolgimento della mediazione in modalità telematica, se da una parte rende più moderno il sistema giudiziario, dall’altra presenta criticità e maggiori difficoltà in relazione alla formazione, alla trasmissione e all’autentica degli atti del procedimento.
Disciplina degli atti del procedimento
Il primo comma della norma dedicata alla mediazione in modalità telematica sancisce l’applicazione delle disposizioni del Codice dell’Amministrazione digitale relative alla formazione e sottoscrizione degli atti del procedimento.
Tali atti potranno essere trasmessi a mezzo pec o con altro servizio di recapito certificato qualificato.
Il Codice dell’amministrazione digitale però detta anche le regole da rispettare nelle fasi della conservazione e di esibizione dei documenti informatici.
L’organismo di mediazione è tenuto a tal fine a rispettare quanto previsto dall’art. 43 del D.Lgs. n. 82/2005.
La norma in particolare chiarisce che gli obblighi relativi alla conservazione e alla esibizione dei documenti informatici si intendono soddisfatti se le procedure assicurano la conformità ai documenti originali e se gli stessi risultano conformi alle Linee Guida.
Su queste ultime si fa presente che per quelle in vigore dal 1° gennaio 2022 di recente è stato pubblicato il Vademecum per l’implementazione delle Linee guida in relazione proprio alla conservazione ed esibizione dei documenti informatici.
Modalità di svolgimento degli incontri
Per quanto riguarda gli incontri tra le parti in presenza del mediatore la mediazione telematica prevede che si possano svolgere da remoto.
I sistemi impiegati per il collegamento audiovisivo però devono consentire a tutti di vedersi e ascoltarsi reciprocamente.
A tutte le parti infine deve essere data la possibilità di fare richiesta al mediatore di partecipare in modalità da remoto.
Conclusione della mediazione telematica: adempimenti
Una volta concluso il procedimento spetta al mediatore il compito di formare un unico documento informatico, in formato nativo digitale che deve contenere sia il verbale che l’eventuale accordo raggiunto dalle parti.
Documento che il mediatore dovrà inviare alle parti affinché possano sottoscriverlo con firma digitale o altra firma elettronica qualificata.
Nei casi però in cui la mediazione rientri nelle ipotesi in cui costituisce condizione di procedibilità della domanda in giudizio e nei casi in cui la mediazione è domandata al giudice, il documento finale descritto, che conclude il procedimento e che quindi contiene sia il verbale che l’accordo, eventualmente raggiunto, deve essere inviato anche agli avvocati che devono procedere alla sottoscrizione sempre con firma digitale o forma elettronica certificata.
Una volta che il documento è stato sottoscritto dagli avvocati, lo stesso viene inviato al mediatore, che lo firma a sua volta in modalità digitale, per poi trasmetterlo agli avvocati, se nominati, e alla segreteria dell’organismo in cui si è svolta la mediazione.
