Il follow-up che segue alla conclusione di un accordo di conciliazione tende ad essere considerato come un atto di cortesia, non essenziale per la conciliazione. Oggi è sempre più chiaro che si tratta invece di una fase essenziale per ogni conciliazione, specialmente quando le parti hanno convenuto di modificare il loro comportamento nei rapporti futuri. Quando compie un follow-up, il conciliatore non si prende la responsabilità dell’esecuzione dell’accordo, ma crea piuttosto un’opportunità di discussione tra i partecipanti su come stanno andando le cose.
Il follow-up dimostra in primo luogo il nostro interesse per la vicenda. Le parti capiscono che la riuscita dell’accordo ci sta a cuore, e dimostra inoltre che siamo persone realiste e comprendiamo quanto sia difficile cambiare il proprio comportamento. Il senso del follow-up diventa quindi di imparare e migliorare costantemente.
Un buon termine per effettuare il follow-up è di 45 giorni dalla conclusione dell’accordo con cui le parti si assumono il dovere di modificare il proprio comportamento. In genere è sufficiente una telefonata alle parti, ma anche una riunione potrebbe essere una buona scelta. In questo colloquio è bene sforzarsi di ascoltare e accettare le impressioni delle parti, cercando di aiutarle a interpretare le loro sensazioni in modo costruttivo.
A questo punto può anche rendersi necessario un intervento più diretto per ricordare alle parti che vige ancora l’impegno di confidenzialità e per indagare sul funzionamento dell’accordo, e in particolare sugli elementi che ancora causano frustrazioni e ansietà . O chiedere se le parti si sono incontrate come si erano ripromesse, o quando è stata l’ultima vota che si è letto il contenuto dell’accordo.
È consigliabile quindi aggiungere l’opportunità di prevedere il follow-up sin dalle fasi iniziali della conciliazione, preferibilmente già nel regolamento di conciliazione o nell’accordo scritto con cui le parti decidono di iniziare un tentativo di conciliazione.
Da John Ford, The Importance Of Follow Up, www.mediate.com
