Come chiedere la copia del verbale di mediazione

Il verbale di mediazione riepiloga quanto accaduto durante gli incontri, come richiederne copia presso la segreteria dell’organismo

Cos’è il verbale di mediazione?
Il verbale è il documento che riassume tutto quanto accaduto nel corso della procedura di mediazione. Esso viene redatto dal mediatore sia qualora le parti raggiungano un accordo che nel caso opposto. Una volta redatto il verbale viene sottoscritto dal mediatore, dalle parti e dagli avvocati. Regole particolari sono previste nel caso in cui la mediazione si svolga in modalità telematica. L’articolo 11 del decreto legislativo n. 28/2010 al comma 6 prevede che: “Del verbale (e dell’eventuale accordo ad esso allegato depositati) presso la segreteria dell’organismo è rilasciata copia alle parti che lo richiedono. È fatto obbligo all’organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione.”

L’importanza del verbale di mediazione
Dalla norma sopra menzionata emerge che verbale conclusivo della mediazione è un documento molto importante. La mediazione civile infatti è un passaggio cruciale, addirittura obbligatorio per determinati tipi di controversie, prima di intraprendere una causa legale. Anche quando non si raggiunge un accordo, il verbale di mediazione che attesta l’esito negativo, può rivelarsi un documento prezioso. Nel caso in cui si debba procedere con un’azione esecutiva o si riveli necessario fornire un resoconto dettagliato a un nuovo avvocato il verbale è assolutamente indispensabile. Ma cosa succede se nel momento conclusivo della mediazione l’avvocato non fornisce al proprio cliente una copia di questo documento? Che cosa si può fare per ottenere il rilascio di una copia del verbale di mediazione?

Conservazione del verbale di mediazione
Il verbale che riepiloga il singolo incontro o i vari incontri di mediazione deve essere custodito presso la segreteria dell’organismo di mediazione, dove si è svolto il procedimento. La legge prevede precisamente che questi atti siano conservati per almeno tre anni dalla conclusione della mediazione. L’organismo quindi è tenuto a conservare il verbale e a fornire una copia su richiesta.

Come si richiede una copia del verbale
Chi è stato parte di un procedimento di mediazione ha il diritto di ottenere una copia del verbale, non occorre l’intervento di un avvocato. L’importante è non far passare più di 3 anni dalla conclusione del procedimento e seguire precisi passaggi:

• identificare l’organismo di mediazione: controllando le diverse comunicazioni ricevute durante la procedura di mediazione o facendo una ricerca online è possibile risalire ai recapiti dell’organismo;
• contattare la segreteria: in genere è possibile inviare la richiesta di una copia del verbale di mediazione in forma scritta tramite un’e-mail ordinaria, una PEC o una raccomandata A/R;
• predisporre la richiesta: nel formulare la domanda scritta è necessario indicare i propri dati anagrafici, i dettagli del procedimento (numero di registro, nomi delle parti, data) e allegare una copia del documento d’identità del richiedente. In genere comunque gli organismi di mediazione mettono a disposizione dei moduli in bianco da compilare con i dati necessari all’istanza;
• considera i costi: alcuni organismi possono richiedere un piccolo contributo per i diritti di segreteria e di copia.

Cosa fare se l’avvocato rifiuta di consegnarti il verbale
Occorre tenere presente che l’avvocato che assiste una parte in mediazione ha l’obbligo professionale di fornire al proprio assistito tutta la documentazione relativa alla pratica. Se si rifiuta, è sempre possibile agire in due step successivi:

• inviare una richiesta scritta, direttamente al legale, intimandogli la consegna della copia del verbale entro un termine preciso;
• in caso di rifiuto o omesso riscontro nel termine concesso per rispondere, si può presentare un esposto all’Ordine degli Avvocati della provincia di appartenenza.

Quale altre opzioni per recuperare il verbale?
Occorre infine tenere presente che se la mediazione era obbligatoria per avviare una causa, il verbale potrebbe essere presente nel fascicolo della causa avviata dalla controparte presso la cancelleria del Tribunale competente. In questo caso è possibile recarsi nella cancelleria del Tribunale e verificare direttamente se il verbale è stato depositato.

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