Autentica di firma: cos’è

Autentica di firma: la definizione del codice civile, la disciplina degli altri testi normativi, autentica della firma digitale, atti, soggetti e costi

Cos’è l’autentica di firma
L’autentica di firma, così come disciplinata dall’articolo 2703 del codice civile, consiste nell’attestazione, che viene effettuata dal notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato, che la firma è stata apposta in sua presenza. Prima di questo accertamento il pubblico ufficiale deve accertare l’identità del soggetto che appone la firma. Anche il DPR n. 445/2000 contenente il TU delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa si occupa della autenticazione delle firme. L’articolo 1 del DPR, in linea con la nozione civilistica, definisce l’autenticazione di sottoscrizione come l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive. Dell’autenticazione delle firme si occupa anche l’articolo 21, il quale stabilisce che l’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre agli organi della pubblica amministrazione e ai gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all’articolo 38 commi 2 e 3. Queste due disposizioni si occupano rispettivamente delle istanze e delle dichiarazioni presentate in via telematica e delle istanze e delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della PA o agli esercenti di pubblici servizi. Il comma 3 prevede nello specifico che l’autenticazione venga redatta da un notaio, da un cancelliere, da un segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o da altro dipendente incaricato dal Sindaco. In questo ultimo caso, l’autenticazione è redatta dopo la sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che l’autentica “attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio.”

L’autentica della firma digitale
Dell’autenticazione della firma digitale si occupa invece l’articolo 25 del Codice dell’Amministrazione digitale contenuto nel decreto legislativo n. 82/2005. La norma stabilisce infatti che la firma elettronica, o qualsiasi altra firma elettronica avanzata, è considerata valida ai sensi dell’articolo 2703 del codice civile, se autenticata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato. L’autenticazione consiste nella conferma, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, dopo averne verificato l’identità, la validità del certificato elettronico eventualmente utilizzato e la conformità del documento alla legge. Quando il pubblico ufficiale appone la propria firma digitale, essa ha l’efficacia prevista dall’articolo 24, comma 2. Essa integra e sostituisce infatti i sigilli, i punzoni, i timbri, i contrassegni e i marchi di qualsiasi tipo che al momento della firma siano previsti per qualsiasi finalità dalla normativa vigente.

Autenticazione di firma: per quali atti? Dalla normativa analizzata emerge che l’autentica della firma si rende necessaria per alcuni documenti specifici:

• dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, che l’interessato rende e sottoscrive sotto la sua responsabilità e che si riferiscono a fatti, stati o qualità personali che conosce direttamente e che lo riguardano o che riguardano terze persone e che lo stesso deve presentare a privati come assicurazioni e istituti di credito;
• deleghe che lo autorizzano a riscuotere benefici economici spettanti a terzi, come il ritiro della pensione ad esempio;
• istanze da presentare a soggetti privati.

Chi è autorizzato ad autenticare le firme
La normativa riportata fornisce importanti indicazioni anche sui soggetti abilitati per legge ad autenticare le firme, ovvero:

• il notaio;
• il sindaco;
• il segretario comunale;
• il funzionario autorizzato dal Sindaco;
• il cancelliere del tribunale.

Il notaio esegue l’autentica notarile, gli altri soggetti l’autentica amministrativa.
L’articolo 14 della legge n. 53/1990, che si occupa della materia elettorale, attribuisce il potere di autentica di firma in ambito elettorale anche ad altri soggetti, tra i quali figurano i giudici di pace e gli avvocati iscritti all’albo.

Costi dell’autentica di firma
Non è possibile stabilire a priori il costo di un’autentica di firma. In genere l’autentica effettuata da un cancelliere o da un funzionario comunale è meno costosa di quella eseguita da un notaio. Questo perché il notaio esegue un controllo attento anche sul contenuto dell’atto. Sul costo incidono comunque anche altri costi come il tipo di atto, il costo dei bolli e i diritti di segreteria.

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