Atti, documenti e provvedimenti del procedimento di mediazione

Gli atti, i documenti e i provvedimenti più importanti previsti dal decreto legislativo n. 28/2010 e le regole che li riguardano

Nessuna formalità per gli atti della mediazione

La mediazione è una procedura stragiudiziale di risoluzione delle controversie in materia civile e commerciale e come tale prevede, per il suo svolgimento, una serie di atti, documenti e provvedimenti, tutti soggetti a regole specifiche, di cui alcuni rivestono un’importanza particolare.

La prima norma del decreto legislativo n. 28/2010 che si occupa degli atti della mediazione in generale è l’articolo 3 intitolato “Disciplina applicabile e forma degli atti”. Di particolare interesse per l’argomento trattato è il comma 3 di questo articolo, ai sensi del quale “Gli atti del procedimento di mediazione non sono soggetti a formalità”. Questa è una caratteristica distintiva della mediazione rispetto al processo, che è stata prevista per incentivare il ricorso alla mediazione, in particolar modo quando la stessa non è obbligatoria per legge.

Atti, documenti e provvedimenti della fase introduttiva della mediazione

Il primo atto degno di attenzione è la domanda di mediazione, che introduce la procedura e che deve contenere l’indicazione dell’organismo (presso il quale deve essere depositata), delle parti, dell’oggetto e delle ragioni della pretesa.

C’è poi l’informativa che deve essere redatta per iscritto dall’avvocato e che serve per informare, appunto, l’assistito sulla possibilità di avvalersi della mediazione (o del suo obbligo di esperimento nei casi previsti dalla legge) e delle agevolazioni fiscali previste. Questo atto deve essere sottoscritto dall’assistito e poi allegato nell’atto introduttivo dell’eventuale giudizio.

Nei casi in cui la mediazione venga avviata dopo l’instaurazione del giudizio viene in rilievo il provvedimento con cui il giudice dispone la mediazione e fissa la nuova udienza finalizzata alla verifica dell’esito della procedura.

La procedura di mediazione è condizione di procedibilità della domanda anche qualora, ai sensi dell’articolo 5 sexies il contratto, lo statuto o l’atto costitutivo di un ente pubblico o privato prevedano una clausola di mediazione. La domanda di mediazione in questo caso andrà presentata all’organismo indicato nella clausola o, in mancanza, a quello competente territorialmente, secondo le regole generali.

Atti, documenti e provvedimenti del procedimento di mediazione

Una volta avviato il procedimento con il deposito della domanda di mediazione, l’organismo designa il mediatore e fissa il primo incontro.

Nel caso in cui una o entrambe le parti decidano di farsi rappresentare in mediazione da un legale o da un altro soggetto a conoscenza dei fatti, è necessario che conferiscano a questo soggetto una procura speciale sostanziale, che gli attribuisca il potere specifico di transigere i diritti sostanziali oggetto della controversia.

Del primo incontro, a cui partecipano le parti e i legali designati, viene redatto apposito verbale, che viene sottoscritto da tutti coloro che prendono parte all’incontro.

Può accadere che il mediatore ritenga di doversi avvalere di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali. In questo il consulente provvederà alla redazione della consulenza, che entrerà a far parte della procedura di mediazione e, se le parti lo hanno previsto espressamente, la stessa potrà anche essere prodotta in giudizio. Da questo documento il giudice potrà trarre argomenti di prova ai sensi di quanto previsto dall’articolo 116 c.p.c

Procedura di mediazione telematica

La mediazione, dopo la riforma Cartabia, si può svolgere anche in modalità telematica. Questo modo particolare di svolgimento condiziona inevitabilmente la forma di atti, documenti e provvedimenti.

L’articolo 8 bis del decreto legislativo n. 28/2010 dispone infatti che, se la mediazione si svolge in modalità telematica “ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale”.

Conclusa la mediazione pertanto il mediatore è tenuto a redigere un documento informatico unico e in formato nativo digitale che contiene sia il verbale che l’eventuale accordo.

Tutti i documenti della mediazione telematica dovranno seguire regole particolari per:

• la sottoscrizione, che deve avvenire con firma digitale o con firma elettronica certificata;
• l’invio, che può avvenire anche con modalità elettroniche;
• la conservazione e l’esibizione, a cui provvede l’organismo in modalità telematica, nel rispetto di quanto previsto dal codice dell’amministrazione digitale.

Atti, documenti e provvedimenti della fase conclusiva della mediazione

L’esito positivo della procedura viene formalizzato nell’accordo di mediazione, che viene allegato al documento che contiene il verbale, che deve avere un determinato contenuto e che deve essere redatto in formato digitale o analogico.

In caso di mancato accordo il mediatore può formulare una proposta conciliativa contenuta in un documento, che va allegato al verbale e comunicato alle parti.

Le parti sono tenute a comunicare il rifiuto o l’accettazione della proposta in un documento scritto, che deve essere trasmesso al mediatore entro 7 giorni. Il rifiuto della proposta può comportare sanzioni in giudizio, se il provvedimento che lo definisce sia interamente o parzialmente conforme alla proposta. 

L’organismo di mediazione è tenuto a conservare per tre anni dalla loro conclusione, copia di tutti gli atti dei procedimenti trattati.

Leggi anche l’articolo di approfondimento “La mediazione telematica nella riforma Cartabia”