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20 febbraio 2015
Intervista ai grandi mediatori di JAMS (Parte I)

Come i mediatori esperti gestiscono la sessione iniziale

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http://www.jamsadr.com/files/Professional/5403adb0-a619-4fd5-bea2-96da75b7dbca/Presentation/HighResPhoto/Trotter-John-900x1080.jpgJudge Jack Trotter

Inizi sempre la mediazione con la sessione congiunta? Sicuramente, penso di non aver mai iniziato una mediazione senza la sessione congiunta.

Cosa fai quando i legali dicono di avere già le deposizioni e vogliono iniziare immediatamente con le sessioni private? Li contraddico. Spiego loro che la cosa migliore per la procedura è quella di sedere tutti attorno al tavolo di mediazione. Nel caso in cui però la sessione congiunta diventasse troppo dolorosa o litigiosa per gli argomenti trattati, mi basta un colpo d’occhio da uno dei legali per terminarla. A mio giudizio, iniziare tutti insieme è sempre il meglio che si possa fare.

Quale è solitamente la tua domanda d’apertura dopo che hai fatto il tuo discorso iniziale e parlato della riservatezza della procedura? Cosa dici alle parti? Inizio dicendo che non ci troviamo in un tribunale, che io non sono un giudice più in attività, e che per tali motivi quindi non ho il potere di obbligare le parti a fare ciò che non vogliono. Finito il discoro iniziale, mi rivolgo al legale di parte istante dicendo che, sebbene non ci si trovi in giudizio, può iniziare a parlare per primo e dire quello che vuole, seguito poi dal convocato. Ovviamente ribadisco sempre il concetto che, uno dei momenti più importanti durante la mediazione, non importa da quale parte del tavolo ci si sieda, sia quello di ascoltare con attenzione quello che la controparte sta dicendo.

Quanto può durare una sessione congiunta? Di solito quasi tutta la mattinata, o comunque almeno 2 ore, dipende dal caso concreto. In ogni modo, non voglio che si parli mai di soldi durante la sessione congiunta, e lo dico apertamente alle parti. Di soldi si parlerà poi nelle sessioni private. Faccio questo perché ho imparato che quando le parti parlano di soldi, si atteggiano reciprocamente e si infastidiscono. Non voglio che questo succeda nelle sessione congiunta.

Entri in sessione congiunta con una lista di domande, argomenti o temi che intendi discutere? No. Ho ovviamente in mente alcune cose importanti che ho appreso leggendo la documentazione. Ma non faccio alcuna lista.

Dimostri alle parti in un qualche modo che hai letto la documentazione? Si, penso che sia molto utile in un modo o nell’altro far capire alla parti che si è letta la documentazione.

Quando capisci che è venuto il momento di terminare la sessione congiunta? Quando tutti i temi importanti sono stati trattati. Ovviamente non vi è stata alcuna decisione sugli stessi.

http://www.jamsadr.com/files/Professional/89351f1a-4413-447a-a8e7-ecf12d6058d8/Presentation/HighResPhoto/Yanni-Catherine-900x1080.jpgCathy Yanni, Esq.

Inizi sempre la mediazione con la sessione congiunta? Non sono una ferma sostenitrice della sessione congiunta. Alcune parti si incontrano, firmano i documenti e poi decidiamo di separarci. Ma in ogni caso, prima che si separino, chiedo sempre a ciascuna di esse se voglia andare avanti con la sessione congiunta o meno, in modo da capire come sia meglio procedere. Spesso le parti preferiscono direttamente iniziare con le sessioni private, sia perché si conoscono già bene, sia perché hanno già discusso approfonditamente il caso. Se capisco però che ci sia qualcosa che debba essere discusso in sessione congiunta, cerco di farlo anche successivamente durante la mediazione. Quello che sinceramente penso, è che quando si dà seguito alla sessione congiunta, si passa poi il resto della mediazione a riparare i danni che si sono fatti durante quella sessione, specialmente in casi emotivamente stressanti. Tuttavia, quando percepisco che le parti vogliono soltanto misurarsi tra di loro, faccio una breve sessione congiunta di 10 minuti massimo.

http://www.jamsadr.com/files/Professional/0f4fcf01-799a-4707-a927-3825f552ccdb/Presentation/HighResPhoto/Bates-John-900x1080.jpgJohn Bates, Esq.

Inizi sempre la mediazione con la sessione congiunta? Ho quasi sempre iniziato la mediazione con la sessione congiunta, ma ultimamente tendo ad evitarla. Ho constatato infatti, che la sessione congiunta il più delle volte si trasforma in un’udienza di tribunale, dove i legali tendono a litigare tra di loro creando un clima di tensione negativa, che poi dovrò successivamente cercare di attenuare durante le sessioni private. Questa situazione inoltre ostacola ciò che voglio che succeda, e cioè mettere le persone a loro agio in modo che possano scambiarsi utili informazioni.

Come sai, quando noi formiamo i nostri mediatori, li educhiamo in modo che inizino necessariamente la procedura con una sessione congiunta. Tuttavia molti mediatori spesso non lo fanno, o lo fanno solo in alcuni casi, e tu sembri essere tra loro. Io penso che sia un errore affrontare una mediazione attraverso uno schema procedurale predefinito. Quello che faccio io, è in primis illustrare alle parti quello che succederà nella sessione congiunta e come si svilupperà la procedura. Poi mi rivolgo ai legali, chiedendo loro di evitare animate discussioni, e successivamente ai clienti di non aspettarsi dai loro legali accese difese delle rispettive posizioni. La maggior parte delle persone sono nervose perché non sanno esattamente cosa aspettarsi dalla procedura, così il modo migliore per tranquillizzarle e metterle a loro agio è quello di spiegare loro cosa succederà. Attraverso la sessione congiunta voglio essenzialmente ottenere due cose : metter le parti a loro agio in modo che possano scambiarsi reciprocamente utili informazioni, e poter io stesso amministrare l’intera procedura anche quando le parti sono riunite.

http://www.jamsadr.com/files/Professional/1717de92-e262-475c-be06-aff21fb96d85/Presentation/HighResPhoto/Westerfield-Rebecca-900x1080.jpgJudge Rebecca Westerfield

 Inizi sempre la mediazione con la sessione congiunta? Dipende. A volte parlo prima separatamente con i legali delle parti cercando di intuire quello che sia possibile ottenere attraverso una sessione congiunta. Se mi rendo conto che qualcosa di positivo e produttivo può essere realizzato, darò sicuramente seguito alla sessione congiunta. A volte, una della parti ha solo bisogno di capire chi altro è coinvolto nella procedura o chi c’è nell’altra stanza o, a volte, la parte convocata ha bisogno di vedere fisicamente chi è l’attore. Penso che in questi casi la sessione congiunta sia appropriata. Ci sono volte in cui la sessione congiunta è sia utile al fine di accantonare alcuni fatti della disputa, sia per colmare le mancanze e le discrepanze della documentazione fornita dalle parti. Ci sono occasioni in cui riunisco tutte le parti ed i loro legali, altre volte suggerisco che siano solo i legali e i periti di parte a riunirsi in sessione congiunta. Mi piace che sia sempre presente la persona che ha il potere di firma ogni qual volta si discute di questioni giuridiche insieme agli avvocati.

Quale è secondo te la tua percentuale di mediazioni iniziate con una sessione congiunta? Direi che nella maggior parte dei casi utilizzo la sessione congiunta quando lo ritengo opportuno per la mediazione, non necessariamente all’inizio della procedura. Non so se è dovuto alle mie capacità, o all’esperienza, ma penso che avere sempre in mente ciò che si vuole realizzare attraverso una sessione congiunta aiuti a focalizzare la discussione in modo che questa possa condurre a qualcosa di produttivo. Riunire le parti solo per vedere cosa può succedere senza un preciso obiettivo, non è un modo ponderato di affrontare una mediazione. Questo perché sappiamo che durante una sessione congiunta possono verificarsi situazioni negative per la mediazione.

Judge Coley Fannin

Inizi sempre la mediazione con la sessione congiunta? Direi che la risposta è affermativa. Soltanto in pochissime occasioni ho deciso di iniziare una mediazione con le sessioni private. Nella grande maggioranza dei casi ritengo molto più utile cominciare con una sessione congiunta.

Contatti mai le parti o i loro difensori in privato prima di iniziare una mediazione? Per quanto mi riguarda la risposta è negativa. Tuttavia, per coloro che riescono a farlo, penso sia un’ottima cosa. Francamente però, quando sei impegnato in mediazione ogni giorno e durante tutta la settimana ti studi il caso, non capisco proprio dove i mediatori trovino il tempo di contattare le parti prima dell’incontro iniziale.

Quale è solitamente la tua domanda d’apertura dopo che hai fatto il tuo discorso iniziale e parlato della riservatezza della procedura? Cosa dici alle parti? Inizio sempre dalla persona che sta alla mia sinistra, di solito la parte stessa o a volte il suo legale, e chiedo quale sia, secondo lui, il modo migliore per sfruttare al massimo il tempo impiegato in mediazione. Attraverso questa domanda, cerco di ottenere dalle parti il maggior numero di input a me utili per massimizzare il tempo e il risultato della procedura.

Se uno dei legali inizia a parlare apertamente del caso in questione. Tu cosa fai? Lo lasci finire? No, lo interrompo, e chiedo come lui stesso possa capire come massimizzare il tempo e il risultato della mediazione attraverso quello che sta dicendo… a quel punto gli rifaccio la domanda.

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