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11 marzo 2015
Intervista ai grandi mediatori di JAMS (Parte II)

Dai mediatori più esperti, i segreti su come gestire le sessioni private

di Redazione MondoADR
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John Bates, EsqJohn Bates

Come imposti le sessioni private? Nella prima sessione privata quello che cerco di avere è una lista di informazioni. La mia strategia è quella di raccogliere dalla parte un certo numero di “munizioni” che io stesso possa utilizzare per portare l’altra parte nella sua direzione. Il mio obiettivo, come mediatore, è quello di lavorare per un accordo e, per ottenerlo, è importante che le parti mi diano il maggior numero di input. Per fare questo, ho bisogno di informazioni sia legali che sui fatti della controversia utilizzabili con l’altra parte. Ovviamente, molto di quello che otterrò da una parte non funzionerà o sarà contestato dall’altra. Quello che faccio è comportami come un spugna; non contrasto la parte e non sminuisco quello che dice, ma in questa prima fase, assorbo tutte le informazioni che mi vengono date. Talvolta ci sono degli argomenti che sono venuti fuori durante la sessione congiunta ma che non possono essere utilizzati come base argomentativa di partenza nelle sessioni private. Allora chiedo alla parte se ci sai un altro modo per proporre alla controparte tali argomenti. Ma fondamentalmente sono un allenatore, che raccoglie informazioni e le porta da una parte all’altra, senza inizialmente contrastare ciò che dicono le parti. Se io contestassi le informazioni che mi vengono fornite con affermazioni del tipo.. “questo non funziona, con questo non vincerai etc”, quello che succede, è che le parti in questa fase sono preoccupate di quale sia il mio ruolo e se io possa essere un efficacie avvocato per ciascuna di esse nell’altra stanza, perché sto valutando le loro posizioni. Quello che invece è positivo, è quando io mi muovo da una stanza all’atra collezionando preventivamente le informazioni ottenute, posso condividerle con una parte attribuendole all’altra, così da rimanere nel mio ruolo di mediatore, di confidente, senza pregiudicare il mio servizio. Questa è veramente una tecnica utile. Non contestare le informazioni che nelle prime sessioni private le parti ti danno, anche ritenendo che possano essere contestabili o che non abbiano alcun senso, fino a quando non si ritorna con le informazioni che hai ottenuto da una parte all’altra e che a questa puoi attribuire. In questa situazione il mediatore può aggiungere anche cose nuove, non pensate dalle parti, ma che lo stesso mediatore ritenga dovessero essere ponderate.

Prendi molte note durante gli incontri.. Di solito no. Questo è un buon argomento didattico. Nella sessione congiunta solitamente non prendo note, perché le note possono essere una distrazione per me. Prendo molte note nelle sezioni private, ma nella sessione congiunta la chiave è mettere le persone a loro agio, facendo capire a tutti che ogni cosa che avviene con una parte sarà specularmente fatta anche con l’altra. Quindi generalmente non prendo note nella sessione congiunta.. ma se lo dovessi fare quando una parte parla, allora dovrò farlo anche con l’altra, perché comunque tutte le parti ti osservano e non si rendono ancora conto di ciò che tu stia facendo. Quello che ultimamente faccio sempre di più, è spendere dai 5 ai 10 minuti parlando con ciascuna delle parti del loro background.. chi sono, cosa fanno, quali sono i loro interessi, professionali e non, se hanno figli e cosa fanno… E’ incredibile quante connessioni ci possano essere e come da queste si possa costruire qualcosa in seguito. Ma più esattamente, quello che voglio fare in termini di approccio alla procedura, è di mettere sempre più le parti a loro agio prima di entrare nel merito della controversia. Certamente per le parti può sembrare strano e mi scuso, ma spiego sempre loro quale sia l’utilità di questo approccio dal punto di vista del mediatore. All’inizio dalla sessione privata inizio sempre io con il dire chi sono e cerco sempre di essere il più aperto possibile, anche parlando della mia famiglia e dei miei figli. Ho notato oltre a creare un’atmosfera favorevole alla mediazione, rilassa le parti prima di entrare nei termini della controversia. E comincio a lavorare sulle connessioni trovate durante la discussione… università, famiglia etc. Spesso, soprattutto in caso complessi, è facile arrivare ad uno stallo e allora chiedo alle parti di pensare in modo “tematico” o attraverso una visione d’insieme.

Cosa intendi per pensare in modo “tematico” Pensare in modo tematico, avere una visione d’insieme, significa non soffermarsi su ogni singolo aspetto della controversia, che sicuramente deve essere analizzato, ma che può anche portare ad uno stallo delle trattative complicando notevolmente il lavoro del mediatore. Significa concentrarsi su ciò che si vuole realizzare tenendo presente dove ogni step o aspetto della controversia in definitiva ci vuole portare. Devo pesare che alla fine dalla giornata l’altra parte dovrà quantificare una somma, indipendentemente da come si sia arrivati a determinare tale somma.

http://www.jamsadr.com/files/Professional/5403adb0-a619-4fd5-bea2-96da75b7dbca/Presentation/HighResPhoto/Trotter-John-900x1080.jpgJudge Jack Trotter

Quando inizi le sessioni private, utilizzi sempre uno stesso discorso introduttivo? Dipende. Se inizio con il convocato, e si tratta per esempio di un terribile caso di lesioni dove la responsabilità non è facilmente attribuibile, generalmente esordisco chiedendo alla parte di valutare il danno e lo faccio indagando con moderazione. Il più delle volte non so quello che le parti vogliano fare o quanto vogliano pagare o come vogliano strutturare un accordo, anche non monetario. Così pretendo di avere queste informazioni da loro. Una delle prime cose che mi preme di capire, è se le parti abbiano già avuto modo di discutere di un accordo e, in caso affermativo, cerco di conoscerne i termini. Penso poi sia importante sapere cosa pensa la parte convocata delle considerazioni fatte della parte istante nella sessione congiunta. Questo fa sì che la parte si esponga, ribadendomi quali ritenga siano i suoi punti di forza sui quali, io stesso, inizierò a porre dei dubbi…posso chiedere ad esempio se ritenga che siano così forti come crede che siano.. In ogni caso bisogna essere molto accorti durante le sessioni private poiché il cliente è presente. Il cliente non vuole sentirsi dire che la sua posizione nella controversia è debole ma che ci sono possibilità di trovare un accordo. Al cliente bisogna dire che questo non è un mondo perfetto e che nessuno può garantirgli la vittoria in giudizio. Non subito, ma più avanti nella mediazione, è importante anche istruire la parte sui costi del giudizio e lo faccio sempre di fronte al cliente. Tutte queste cose sono abbastanza tipiche in ogni tipo di mediazione, anche se i fatti ci causa possono essere ovviamente diversi.

Parli di soldi con la parte durante la sessione privata? Personalmente all’inizio non parlo mai di soldi e non suggerisco una cifra, a meno che non mi venga domandato espressamente di farlo. A volte mi chiedono se la somma richiesta sia troppo alta… in questi casi, se dovessi ritenere la cifra alta, chiedo semplicemente alla parte di pensare a come la controparte potrebbe reagire nel momento in cui gli viene offerta tale cifra…e ne discutiamo insieme.

Quanto normalmente durano le sessioni private? Più o meno trenta minuti.

E poi ti sposti nell’altra stanza.. Sì. E faccio le stesse cose ma al contrario. Inizio con riportare la cifra richiesta dalla parte attrice rivolgendomi al convocato… la domanda è di 15 milioni e l’attore pensa di avere una posizione di forza nella controversia… perché non dovrebbe vincere in giudizio? Hai pensato a quale è la tua posizione in questo caso e da dove vuoi iniziare? Ti aspettavi una tale richiesta di risarcimento? Cosa ne pensi di una richiesta di 15 milioni? Avute tutte le risposta, ritorno dalla parte attrice. Spesso ti trovi nella situazione in cui la domanda è esorbitante, ed in questi casi è anche difficile ottenere dalla controparte un’offerta che non sia altrettanto assurda. Allora chiedo al convocato di dare alla controparte e dare a me qualcosa di concreto su cui io possa lavorare al fine di ottenere una domanda più ragionevole. Bisogna ragionare come se non ci fosse una domanda. La domanda in fin dei conti è solo un numero, mentre l’offerta è qualcosa di reale. Nessuno di noi qui sa dove la parte attrice vuole e può arrivare.

Quando non ti trovi d’accordo sulle posizioni di una delle parti, che cosa fai? Le contraddici? Certo! Forse penserai che questa è la storia più bizzarra che tu abbia mai sentito. Ho avuto una caso dove la parte convocate era un circo. Questo circo aveva venduto dei posti a sedere tutto intorno alla gabbia delle tigri siberiane.. ovviamente i posti più vicini alla gabbia erano anche quelli più costosi. Durante lo spettacolo, una delle tigri forza la gabbia e con una zampa cerca di afferrare un bambino nella prima fila. Il padre del bimbo, intervenendo in aiuto del figlio, viene graffiato dalla tigre sul braccio. A seguito di ciò, il responsabile del circo si difendeva dicendo di non avere alcuna responsabilità perché il bambino e il padre si era avvicinati troppi al recinto. Il ragionamento era chiaro.. se la tigre avesse mangiato tutte le persone della prima fila, non vi sarebbe stata nessuna colpa ma, al contrario, se la tigre avesse toccato qualcuno della seconda fila allora vi sarebbe stata responsabilità e quindi risarcimento del danno…ho chiesto semplicemente se pensava veramente che questo ragionamento avesse potuto reggere di fronte ad una giuria. Detto questo, penso che sia opportuno contraddire le parti, ma va fatto in modo leggero.

http://www.jamsadr.com/files/Professional/89351f1a-4413-447a-a8e7-ecf12d6058d8/Presentation/HighResPhoto/Yanni-Catherine-900x1080.jpgCathy Yanni, Esq.

Come imposti le sessioni private? Una volta che la parte, in sessione privata, finisce di esporre il suo riassunto dei fatti di fronte a me, inizio a fare una serie di domande inerenti al caso.. ad esempio, in che modo è stata ottenuta la cifra richiesta, perché pensi che si sia arrivati ad un blocco. Una serie di domande quindi utili a chiarire la posizione della parte nella controversia. Quello che faccio in particolare, è parlare direttamente al cliente piuttosto che al suo legale, iniziando a creare una connessione con il cliente in modo che capisca che so bene quello che sto facendo, e che quello che voglio è solo comprendere meglio i fatti di causa.

Quando durano di solito le sessioni private? Solitamente durano il tempo necessario, ma spesso e volentieri mai più di mezz’ora.

Che ore sono se hai iniziato la mediazione alle 9 e non hai fatto la sessione congiunta? Probabilmente le 11.

Questo significa che inizi a parlare di numeri molto presto.. Sì. Mi piace portare il confronto dal litigare sul caso giuridico, cosa che i legali possono fare per lungo tempo, al discutere sulla natura economica del caso, governato da leggi economiche, le quali mi possano far capire come risolvere la disputa. Analizzare quindi la controversia attraverso un punto di vista che è di solito molto differente da quello dei legali delle parti.

Judge Coley Fanin

Quanto dura mediamente la prima sessione privata con la parte convocata? Di solito è molto breve. Prima di tutto chiedo alla parte cosa ritenga non sia successo nella sessione congiunta che voleva succedesse. Infatti, prima di terminare la sessione congiunta, spiego alle parti riunite che a breve cominceremo con le sessioni private. Ciò significa che ho intenzione di parlare a volte con i soli legali, a volte con le sole parti. In questo ultimo caso però, solo se i legali di parte sono d’accordo. Non voglio mai mettermi tra il cliente e il suo avvocato. In sessione privata chiedo quindi cosa volevano accadesse nella sessione congiunta che non è avvenuto, se vogliano partecipare ad un’altra sessione congiunta, che cosa io stesso possa fare per facilitare la trasmissione delle informazioni fornite all’altra parte che, durante la sessione congiunta, o era distratta o non le ha comprese per altri motivi.

 

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