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5 ottobre 2004

Dieci passi per la misurazione dell’efficacia dell’ADR

di Piergiorgio Zettera
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Con il crescente ricorso alla soluzione alternativa delle controversie, cresce anche la necessità  di misurarne l’efficacia. La misurazione del suo valore è essenziale al fine di giustificare l’utilizzo dell’ADR nelle odierne relazioni commerciali Americane.

Questo articolo delinea un approccio pratico alla misurazione dei benefici dell’ADR. Tale “misurazione” può essere utilizzata di pari passo con l’incremento nell’utilizzo dell’ADR da parte di una società  o di un’organizzazione e dei loro progressi al di là  degli stadi e degli strumenti di valutazione iniziali.

I suddetti parametri di misurazione impiegano i seguenti criteri. In primo luogo, essi dovrebbero individuare come, se ed in quali circostanze gli obiettivi del programma di ADR sono raggiunti. In secondo luogo il processo di sviluppo dei parametri di misurazione dovrebbe aggiungere un valore indipendente dai risultati. In terzo luogo essi dovrebbero essere semplici, facili da raccogliere ed in grado di essere assegnati ad un singolo amministratore in “proprio”.

Nel definire tali parametri con riferimento ad una particolare società , ci sono di solito quattro passi di carattere preliminare. Innanzitutto devono essere definiti gli obiettivi del programma di ADR. Quindi dovrebbe essere effettuata un’analisi delle controversie nelle quali la società  è stata coinvolta per un certo numero di anni. A seguire è necessario rivedere gli attuali sistemi di raccolta dei dati per le controversie; ciò di solito serve come fondamento per nuovi e migliori sistemi. Infine, i metodi di raccolta dati dovrebbero essere utilizzati sia per i casi inclusi nel programma di ADR sia per quelli che non lo sono.

Sulla base di (I) uno studio del “Nixon Peabody” sui programmi di ADR in ambito giuslavoristico di oltre 40 società  di “Fortune 500″ (vedi di David Gibbs, “Le Ricerche In Ambito Giuslavoristico Mostrano Che Le Maggiori Società  Utilizzino Sempre Di Più Programmi E Processi Su Misura”, 19 Alternatives 237 (Novembre 2001)), (II) del lavoro svolto con oltre 20 società  in cui il “Nixon Peabody” – di cui l’autore è partner – ha agevolato l’implementazione dei programmi di ADR nei due anni precedenti la ricerca, e (III) sulla base delle discussioni coi colleghi in questo campo, gli obiettivi tipici sono:
1. Suggerire una soluzione del conflitto;
2. Favorire il decremento nei costi interni ed esterni nonchè la perdita di opportunità ;
3. Riduzione dei costi relativi agli esiti o del giudizio o dell’accordo transattivo, compreso l’evitare verdetti emessi emotivamente da una giuria o azioni comuni (“class actions”);
4. Esiti più prevedibili;
5. Conservazione delle relazioni;
6. Aumento della soddisfazione nell’adozione di tale strumento.

Tenendo a mente tali obiettivi, i dieci passi successivi misureranno gli effetti dell’utilizzazione di un programma di ADR, non solo nei casi a cui è specificamente destinato, mediazione od arbitrato, ma anche nelle cause tradizionali.

Misurare il Tempo per la Soluzione e l’Uso dell’ADR. Il tempo per la soluzione dovrebbe essere misurato in termini di giorni. Un programma di ADR dovrebbe raggiungere la soluzione suggerita. E’ ugualmente importante misurare quando l’ADR sia impiegato per la prima volta e quale parametro di misurazione sia adottato. Per esempio, lo studio effettuato ha riscontrato che attraverso l’impiego della mediazione allo stadio iniziale di una controversia, la durata, il tempo ed i costi di un programma di arbitrato potrebbero essere ridotti alla metà .

Stabilire e Misurare le Fasi della Soluzione. Le società  dovrebbero misurare il numero delle fasi e la loro durata fino a quando la controversia sia risolta. Mentre per le società  le fasi possono variare, normalmente, esse includono:
Fase 1: Pre – Dibattimentale;
Fase 2: Scambio di Memorie;
Fase 3: Produzioni Documentali sulle Rispettive Posizioni;
Fase 4: Istanze per la Decisione (precisazione delle conclusioni);
Fase 5: Processo;
Fase 6: Verdetto Successivo ed Appello.
Una procedura ADR dovrebbe risolvere i casi nelle fasi preliminari ed eliminare le fasi costose come la produzione documentale sulle rispettive posizioni, le istanze per la decisione ed il processo.

Classificare i Casi. Le società  dovrebbero suddividere i loro casi in categorie principali che siano in linea coi loro bisogni, ed ogni caso dovrebbe essere assegnato ad una – e ad una sola – categoria. Una suddivisione tipica per una società  può includere le seguenti categorie:
1. Impiego ed Assistenza;
2. Rapporti coi Venditori;
3. Proprietà  Intellettuale;
4. Negoziazione delle Controversie;
5. Titoli e Rapporti con gli Investitori.

Ogni società  tuttavia svilupperà  la propria suddivisione.

Classificazione dei Casi in base all’importanza. Un programma di ADR può essere più efficace in certi tipi di casi, inclusi quelli con differenti livelli di importanza. Pertanto, le fattispecie dovrebbero essere analizzate in base al loro livello di importanza per la società .

Si raccomanda un sistema semplice, che richiede che tutti i casi siano classificati come:
A. “Scommessa sui casi della società ” o sui casi che possono rivelarsi profittevoli;
B. Casi più rilevanti od importanti;
C. Casi minori e ripetitivi;
D. Casi frivoli e di minor rilevo.

Budget e Costi di Realizzazione. Le società  dovrebbero determinare i costi interni ed esterni per un caso quando esso è all’inizio, non solo per gli scopi relativi alla misurazione dell’efficacia dell’ADR ma anche come strumento di pianificazione dell’attività . I costi interni sono particolarmente importanti quando la società  riporta gli aspetti sostanziali dei casi al suo interno o quando i casi non richiedono soltanto l’impiego di un avvocato interno, ma anche del management e dei dipendenti della società .
Questo passaggio dovrebbe consistere nell’approccio ad un piano di spesa complessivo che richiede una consultazione da parte dell’avvocato interno con i manager della società  a ciò adeguati. Il risultato dovrebbe essere la stima dei costi seguenti, in relazione alla singola fase della causa effettuata poco dopo l’arrivo del nuovo caso:
consulente legale esterno;
esperti;
costi non previsti, esperti, riproduzioni, copie, software etc.;
costo del management calcolato giornalmente;
costo dei dipendenti per la classificazione e l’archiviazione calcolato giornalmente.

L’approccio consigliato include le proiezioni dei costi e dei tempi in ogni fase programmata che preceda la causa. Mentre tali stime sono abbozzate, il valore della procedura per i clienti è enorme. Infatti, i clienti hanno riportato che il processo di pianificazione dei costi è di tale valore che lo utilizzerebbero come uno strumento di lavoro indipendente dal bisogno di misurazione del programma di ADR. Molti clienti hanno anche adottato il processo di pianificazione dei costi come un requisito in tutti i casi, anche per quelli che non sono proseguiti sotto una procedura di ADR.

Progettare gli Esiti. In aggiunta, una società  dovrebbe fare una proiezione del possibile esito in termini di miglior risultato, peggior risultato e risultato probabile, in dollari e centesimi. Ancora una volta, queste bozze di stima all’inizio di un caso possono fornire in anticipo delle preziose informazioni allo scopo di formulare dei piani.

Misurare la Quantità  di Tempo Impiegata dal Personale della Società . Di regola, le società  misurano il tempo speso dal loro management, dal loro consulente legale interno e dagli altri dipendenti. Questa misurazione è anche utile in una società  dove l’adozione del programma permetta al consulente legale interno di trattare una questione interamente o attraverso gli stadi preliminari dell’ADR, come l’analisi interna o la mediazione, ed il costo dei consulenti esterni è evitato.

Misurare il “Valore Aggiunto”. La misurazione del “valore aggiunto” ottenuto per mezzo di un procedimento di ADR è consigliata. Un numero di società  innovative tentano di quantificare il beneficio quando l’esito di un’ADR produce un risultato che sia migliore del valore o dei costi stimati per quel caso.
Ad esempio, se un caso si risolve prima della “Produzione Documentale sulle Rispettive Posizioni” e la società  ritiene che tale fase fosse stata controllata, o che uno degli ex dipendenti avrebbe rilasciato una testimonianza dannosa, la società  può sviluppare una stima dei risparmi pari al valore della transazione. Lo speciale valore dovrebbe soltanto essere incluso dove ci sia l’approvazione da parte di una seconda persona, in aggiunta alla persona responsabile per la gestione della questione.

L’Affidamento sulle Misure della Soddisfazione e degli Altri Criteri Soggettivi Sono Mischiate. Un numero di clienti ha sviluppato dei sistemi nei quali i manager e gli altri dipendenti della società , forniscono il loro indice di soddisfazione con il procedimento di ADR. L’esperienza con questo tipo di misurazione è mista poichè senza un utilizzo ad ampio raggio, i risultati possono essere pesantemente influenzati dai singoli manager.

Conservazione delle Relazioni. Questo fattore non è applicabile a tutte le fattispecie, ma è particolarmente importante per le società  che hanno rapporti continuativi a cui diano valore e che possono continuare dopo la soluzione della controversia. Di regola, le società  oggetto dello studio utilizzavano uno strumento di ricerca per paragonare i risultati non soltanto tra i casi di ADR, ma anche per paragonare i tempi ed il metodo del tipo di ADR scelta. Di solito, i procedimenti preliminari non vincolanti, come la mediazione, erano più adeguati a preservare le relazioni piuttosto che i procedimenti in contraddittorio quali l’arbitrato.

I programmi di ADR producono dei significativi e tangibili benefici in termini di costi e conservazione dei risultati. Ugualmente importanti sono i fattori più intangibili quali una migliore comunicazione, soluzione dei problemi, limitazione nella rottura dei rapporti e conservazione degli stessi. Le società  analizzate che sono la fonte delle raccomandazioni in tale articolo non hanno solamente incrementato la loro soddisfazione ma hanno anche effettuato cambiamenti nel loro approccio alla soluzione delle controversie.
Nel misurare come, se ed in quale circostanza gli obiettivi del programma di ADR siano perseguiti, le società  individuano l’impatto dei loro programmi in senso più ampio e acquisiscono maggior intuito nel migliorare i loro programmi di ADR e le loro pratiche d’affari, oltre ai benefici in termini monetari e di tempo.

Piergiorgio Zettera

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