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12 giugno 2003

Conflict Management per la gestione di progetti complessi

di D'Urso, L. - Rincetti, A.
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L’adozione di uno specifico programma di conflict management come componente, in materia di controversie, nella realizzazione di progetti complessi di alto valore appare oggi di fondamentale importanza per prevenire ed affrontare in modo efficace la maggior parte delle conflittualità :

* Riducendo i costi diretti e indiretti del contenzioso
* Contenendo l’escalation della controversia
* Mantenendo relazioni collaborative tra le parti
* Riducendo le interruzioni nei lavori
* Consegnando i lavori nei tempi e nei costi stabiliti

Un programma di Conflict Management progredisce da azioni pro-attive delle parti (disponibilità  di testi contrattuali di un certo tipo, attività  avanzate di project management, partnering dialogue) ad azioni re-attive (Collegio consultivo tecnico, Conciliazione stragiudiziale professionale, adjudication).

La base di un programma di Conflict Management è la redazione di un progetto completo ed improntato alla qualità  totale. Ambiguità  degli obiettivi, definizioni incomplete su ruoli, budget e compiti possono far insorgere successivamente costi assai elevati. La presenza di esperti esterni e neutrali nella stesura del progetto costituiscono un elemento relativamente economico a fronte di sicuri vantaggi futuri, facilitando i negoziati complessi attraverso il coordinamento delle trattative tra le parti.

In tutti i contratti dovranno essere inserite apposite clausole cosiddette “multi steps” in cui le parti si impegnano a tenere gli altri contraenti immediatamente informati su qualsiasi possibile elemento di divergenza, anche futura, ed ad attuare le procedure previste nel programma di gestione delle controversie. In particolare le parti si impegnano ad adottare procedure di risoluzione alternativa delle controversie incentrate sia sulla presenza costante durante tutta la durata del progetto di soggetti neutrali ed esperti con funzione di prevenzione (partnering e Collegio consultivo tecnico) sia dell’intervento in caso di controversia di un conciliatore terzo neutrale che aiuti la parti a dirimere la controversia. Solo in caso di insuccesso dell’esperimento della Conciliazione, in tempi veloci e predeterminati, le parti ricorreranno all’arbitrato e al giudice ordinario. Soluzione sempre prevista nel contratto.

L’inserimento di queste clausole riveste una particolare importanza perchè costituisce l’attivazione di tutta le procedura. La clausola non dovrà  essere inserita come ultimo punto del contratto (al posto dell’usuale “foro competente”), ma nella parte iniziale o nelle premesse all’interno di un titolo positivo come “prevenzione e gestione di eventuali contenziosi” ovvero “mantenimento dei rapporti tra le parti”.

Partnering dialogue

Questa procedura consiste nella moderazione di un incontro di almeno due giorni interi tra le parti che si apprestano ad eseguire un progetto complesso di alto valore e di lunga durata. Il terzo neutrale, nominato con l’accordo delle parti ed esperto nelle tecniche di negoziazione, ha il compito di far emergere i timori di ciascuna parte o delle singole persone, gli ostacoli, i problemi che possono sorgere durante l’esecuzione del progetto e di concordare nel dettaglio i metodi per risolvere eventuali controversie. Solo la presenza di un terzo neutrale con la funzione di agevolare il dialogo e di focalizzare i possibili momenti di attrito consente di abbattere il contenzioso futuro.

L’obiettivo del Partnering Dialogue è di pervenire ad un “gentleman agreement” (partnering charter) in cui vengono descritte le metodologie che potranno essere adottate nella gestione delle divergenze (si fa riferimento ad esempio a quelle che potranno sorgere durante le project review, oppure in seguito a potenziali varianti, etc). Questa procedura preventiva, da eseguirsi subito dopo la firma del contratto, ha dimostrato di poter ridurre sensibilmente, se non azzerare completamente, i contenziosi e i conseguenti ritardi legati all’esecuzione del progetto. La sessione può essere condotta anche ad intervalli periodici (tre o sei mesi) durante l’esecuzione del contratto.

Collegio consultivo tecnico (dispute review board)

Questa struttura composta da tre soggetti imparziali, critici ed esperti, è costituita prima dell’inizio dei lavori. Le specifiche competenze tecniche nel campo dell’ingegneria, della chimica, della meccanica, dell’elettronica, della geologia, della chimica, dell’impiantistica differenziano i membri del Collegio consultivo tecnico da colui che in veste esclusiva di facilitatore del dialogo prende parte al Partnering Dialogue.

I soggetti che già  si erano occupati del Partnering Dialogue potranno far parte del Collegio consultivo tecnico, chiamato a seguire “in tempo reale” gli aspetti di gestione del progetto. A tale fine il Collegio incontra i rappresentanti delle parti ricercando la composizione tecnica sulle usuali controverse possibili o attuali che, generalmente, caratterizzano lo sviluppo di un progetto complesso.

Il Collegio formula suggerimenti e raccomandazioni non vincolanti per prevenire e dirimere qualsiasi conflittualità , svolgendo un’importante funzione di monitoraggio neutrale della gestione del progetto. Si riunisce periodicamente anche in mancanza di contestazioni specifiche ed i suoi componenti hanno un potere di accesso e di visita, disciplinato da un apposito regolamento, al luogo dei lavori.

I componenti del Collegio hanno competenze tecniche e giuridiche che permettono loro di trattare la materia del contendere da diverse angolature.

Conciliazione stragiudiziale professionale

Se nonostante le misure di prevenzione delle controversie, le parti si trovano impegnate in un contenzioso legale le procedure stragiudiziali possono ancora ottenere grandissimi vantaggi riguardo al contenimento di tempi e costi. Si è sperimentato, infatti, che in questa fase si mantiene un clima sufficientemente cooperativo tra le parti. Attraverso il ricorso alla Conciliazione, un professionista, esperto nella materia contesa e nelle più avanzate tecniche conciliative e di negoziazione, agevola le parti nella ricerca di soluzioni affidabili, originali, non vincolanti e durature. Una Conciliazione ha una durata media di un giorno, al massimo due, a fronte di costi notevolmente contenuti rispetto al ricorso a procedure di tipo aggiudicativo.

Il ricorso alla Conciliazione è previsto con apposite clausole in tutti i contatti in via obbligatoria e preventiva rispetto a qualsiasi ricorso ad un arbitro o ad un giudice ordinario.

La mancata partecipazione di una parte alla procedura di Conciliazione o una sua partecipazione non improntata a principi collaborativi, rivestirà  un peso rilevante ai fini di una successiva valutazione sulla buona fede nell’applicazione del contratto e negli eventuali steps successivi di composizione della vertenza.

Le parti coinvolte nella procedura di Conciliazione mantengono il pieno controllo del processo, e possono trovare una soluzione concordata senza interrompere il regolare sviluppo del progetto.

L’adjudication

Tecnicamente si tratta di un procedimento aggiudicativo accelerato ove un soggetto terzo neutrale, chiamato adjudicator, ha l’obbligo di rendere una pronuncia vincolante per le parti sul merito della controversia, salvo che queste non vogliano sottoporre, in una ulteriore e successiva fase, la medesima lite alla cognizione del giudice statale ordinario ovvero all’arbitrato.

Un interessante esempio ci viene dall’Inghilterra. La recente entrata in vigore in Inghilterra dell’Housing Grants Construction and Regeneration Act 1996 (“Construction Act”) impone l’inserimento in tutti i contratti di costruzione di talune clausole specifiche, tra cui una che prevede, in caso di lite, il ricorso ad un procedimento denominato adjudication, che non può durare più di 28 giorni.

L’intento è quello di garantire una statuizione sulle eventuali vertenze in tempi assai rapidi, scongiurando soprattutto il rischio della interruzione dei lavori, senza però privare la parte soccombente nella procedura sommaria di rivendicare compiutamente i propri diritti in sede giurisdizionale o arbitrale.

(Leonardo D’Urso, Alessio Rincetti)

 

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